17 JUNI 1994. - Koninklijk besluit betreffende het bijhouden van een aanwezigheidsregister. (NOTA : Raadpleging van vroegere versies vanaf 25-06-1994 en tekstbijwerking tot 07-03-2001)
HOOFDSTUK I. - Algemene bepalingen.
Art. 1-10
HOOFDSTUK II. - Bijzondere bepalingen. <KB 1996-07-17/30, art. 2, 003; Inwerkingtreding : 01-09-1996>
Art. 11-14, 14bis
HOOFDSTUK III. - Slotbepalingen.
Art. 15-16
Bijlagen.
Art. N1-N4
1994022255 1994022286 1995012053 1995012108 1995012182 1995012407 1996012248 1996012501 1996022017 1996022065 1997012573 1997012627 1997012690 1998012027 1998012232 2000012502 2001012040 2001012041 2002012312 2005200658
HOOFDSTUK I. - Algemene bepalingen.
Artikel 1. De werkgever moet een aanwezigheidsregister bijhouden overeenkomstig de bepalingen van dit besluit.
Art.2. Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder :
1° aanwezigheidsregister : het document dat overeenstemt met het model opgenomen in de bijlage bij dit besluit;
2° het bijhouden : het inschrijven van de vermeldingen in het aanwezigheidsregister en het opbergen hiervan buiten de periode van het bewaren bedoeld in 3°;
3° het bewaren : het opbergen van het aanwezigheidsregister tijdens de in artikel 9 bepaalde periode.
Art.3. § 1. Volgende vermeldingen worden door de werkgever in het aanwezigheidsregister ingeschreven :
1° voor de werkgever : de naam, de voornaam en de woonplaats of de maatschappelijke naam en de maatschappelijke zetel en, in voorkomend geval, de benaming waaronder de werkgever zich tot het publiek richt;
2° voor iedere werknemer :
a) de naam en de voornaam;
b) het nummer van inschrijving in het personeelsregister of het nummer van inschrijving in het speciaal personeelsregister;
c) de tijdstippen van begin en einde van de arbeidsdag en, in geval van afwijking van de rusttijden vermeld in het arbeidsreglement, de tijdstippen van begin en einde van de rusttijden.
§ 2. De vermeldingen worden door de werkgever in het aanwezigheidsregister ingeschreven :
1° vóór elke andere vermelding, de vermeldingen van artikel 3, § 1, 1°;
2° uiterlijk op het tijdstip van de tewerkstelling van de werknemer, de vermeldingen van artikel 3, § 1, 2°, a) en b);
3° op het ogenblik zelf, de vermeldingen van artikel 3, § 1, 2°, c).
Art.4. De werkgever houdt een aanwezigheidsregister bij op iedere plaats waar werknemers tewerkgesteld worden.
Het aanwezigheidsregister is samengesteld uit ingebonden bladen. Het aanwezigheidsregister mag uit meerdere delen bestaan, indien de vermeldingen wegens plaatsgebrek niet meer in een deel kunnen worden geschreven.
De bladzijden zijn doorlopend genummerd en de nummering van de bladzijden loopt door van het ene deel naar het volgende indien het aanwezigheidsregister uit meerdere delen bestaat.
Het aanwezigheidsregister is ingedeeld in maandbladen en wordt opgesteld per kalenderjaar en dagelijks bijgehouden.
De vermeldingen dienen in het aanwezigheidsregister en in het individueel aanwezigheidsboekje bedoeld in artikel 5, leesbaar en met onuitwisbare inkt te worden ingeschreven.
Onze Ministers van Tewerkstelling en Arbeid en van Sociale Zaken kunnen de voorwaarden en de nadere regelen bepalen volgens welke het aanwezigheidsregister en het individueel aanwezigheidsboekje gewaarmerkt worden.
Art.5. Voor de werknemers die hij gewoonlijk minder dan vijf achtereenvolgende dagen op eenzelfde plaats tewerkstelt, mag de werkgever een individueel aanwezigheidsboekje bijhouden, overeenstemmend met het model opgenomen in bijlage bij dit besluit, voor ieder van die werknemers en op ieder van die werkplaatsen. Dit individueel aanwezigheidsboekje vervangt het aanwezigheidsregister bedoeld in artikel 4.
Het individueel aanwezigheidsboekje wordt per kalenderjaar opgesteld en dient dezelfde vermeldingen te bevatten als die welke dienen voor te komen in het aanwezigheidsregister. Het individueel aanwezigheidsboekje dient eveneens de handtekening te bevatten van de werkgever, die ten minste éénmaal per week aangebracht wordt.
Art.6. De werkgever dient het speciaal personeelsregister, bedoeld in artikel 10 van het koninklijk besluit van 8 augustus 1980 betreffende het bijhouden van sociale documenten en het individueel document, bedoeld in de artikelen 8 en 11 van hetzelfde koninklijk besluit, niet bij te houden op ieder van de werkplaatsen waar hij een aanwezigheidsregister of een individueel aanwezigheidsboekje bijhoudt, op voorwaarde dat de vermeldingen die in het speciaal personeelsregister of in het individueel document dienen voor te komen, in het aanwezigheidsregister of in het individueel aanwezigheidsboekje worden ingeschreven.
Art.7. In de ondernemingen die een ondernemingsraad of een syndicale afvaardiging hebben opgericht, dient de werkgever geen aanwezigheidsregister bij te houden op de werkplaatsen waar de aanwezigheid van de werknemers geregistreerd wordt met daartoe geschikte apparaten en op voorwaarde :
1° dat de documenten die voor de registratie worden gebruikt, de volgende gegevens vermelden voor iedere werknemer :
a) de periode waarop het gebruikte document betrekking heeft;
b) de naam en de voornaam;
c) het nummer van inschrijving in het personeelsregister of het nummer van inschrijving in het speciaal personeelsregister;
d) de tijdstippen van begin en einde van de arbeidsdag en, in geval van afwijking van de rusttijden vermeld in het arbeidsreglement, de tijdstippen van begin en einde van de rusttijden;
2° dat bij aanwending van informaticaprocédés er ten minste eenmaal per week een blad wordt gedrukt met dezelfde vermeldingen als die welke bedoeld worden in 1°; dat in ieder geval bij controle een blad met de gegevens van die dag onmiddellijk kan worden gedrukt;
3° dat die bladen of documenten door de werkgever bijgehouden en bewaard worden in dezelfde voorwaarden opgelegd voor het bijhouden en het bewaren van het aanwezigheidsregister met uitzondering van artikel 4, tweede en zesde lid;
4° dat de werkgever aan de werknemersvertegenwoordigers in de ondernemingsraad of bij ontstentenis van een ondernemingsraad, aan de leden van de syndicale afvaardiging het recht toekent kennis te nemen van die bladen of documenten.
Art.8. Het aanwezigheidsregister of de documenten bedoeld in artikel 7, dienen zich op een gemakkelijk toegankelijke plaats te bevinden, opdat de ambtenaren en beambten belast met het toezicht op de naleving van dit besluit, er op ieder ogenblik kennis van kunnen nemen.
Het individueel aanwezigheidsboekje dient voorgelegd te worden op verzoek van de ambtenaren en beambten belast met het toezicht op de naleving van dit besluit.
Art.9. <KB 1996-07-17/30, art. 1, 003; Inwerkingtreding : 01-09-1996> De werkgever dient het aanwezigheidsregister of de documenten bedoeld in artikel 7 en het individueel aanwezigheidsboekje te bewaren tijdens de hele periode die aanvangt op de datum van inschrijving van de laatste verplichte vermelding en die eindigt vijf jaar na het einde van de maand die volgt op het kwartaal waarin die inschrijving is verricht.
Art.10. De werkgever bewaart het aanwezigheidsregister of de documenten bedoeld in artikel 7 en het individueel aanwezigheidsboekje :
1° hetzij op het adres waaronder hij in België ingeschreven is bij een instelling belast met de inning van de bijdragen voor sociale zekerheid;
2° hetzij in zijn woonplaats of op de maatschappelijke zetel indien deze in België gevestigd zijn; bij gebreke hiervan, in de in België gelegen woonplaats van een natuurlijk persoon die ze als lasthebber of aangestelde van de werkgever bewaart.
De werkgever die deze documenten zal bewaren of zal doen bewaren op een plaats bedoeld in het eerste lid, 2°, brengt dit vooraf bij een ter post aangetekende brief ter kennis van de inspecteur-districtshoofd van de Inspectie van de sociale wetten van het Ministerie van Tewerkstelling en Arbeid in wiens district deze documenten zullen bewaard worden.
HOOFDSTUK II. - Bijzondere bepalingen.
Art.11. <KB 1996-07-17/30, art. 2, 003; Inwerkingtreding : 01-09-1996> (§ 1.) De bepalingen van dit hoofdstuk zijn enkel van toepassing op de ondernemingen die onder het Paritair Comité voor het tuinbouwbedrijf ressorteren. <KB 2001-02-14/33, art. 1, 006; Inwerkingtreding : 07-03-2001>
(§ 2. In afwijking van artikel 3, § 1, 2°, moeten in het aanwezigheidsregister de vermeldingen enkel ingeschreven worden voor :
1° de gelegenheidsarbeiders bedoeld in artikel 2, eerste lid, 2°;
2° de studenten bedoeld in Titel VII van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten;
3° de deeltijdse werknemers bedoeld in artikel 11bis van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten;
4° de werknemers aangeworven in het kader van een PWA-arbeidsovereenkomst.) <KB 2001-02-14/33, art. 1, 006; Inwerkingtreding : 07-03-2001>
Art.12. <KB 1996-07-17/30, art. 2, 003; Inwerkingtreding : 01-09-1996> Onverminderd de bepalingen van artikel 3 moeten volgende vermeldingen in het aanwezigheidsregister opgenomen worden :
1° de piekdagen, zoals door Ons bepaald krachtens artikel 2, § 1, 2°, van de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders, door middel van het plaatsen van een letter "P" onderaan in het vak dat de aanduiding van de dag bevat;
2° de gelegenheidsarbeiders, zoals door Ons bepaald krachtens artikel 2, § 1, 2°, van de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders, door middel van het plaatsen van een letter "S" in de kolom opmerkingen;
3° de studenten bedoeld in Titel VI van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten, door middel van het plaatsen van het woord "student" in de kolom opmerkingen.
In afwijking van artikel 3, § 1, 2°, c), dient de werkgever geen tijdstippen van begin en einde van de rusttijden in te schrijven.
Art.13. <KB 1997-07-17/40, art. 1, 004; Inwerkingtreding : 01-09-1997> § 1. Onder de voorwaarden en de nadere regelen bepaald in de artikelen 4 en 5 mogen de werkgevers van de ondernemingen voor het aanleggen en/of onderhouden van parken, tuinen, sportterreinen, recreatieparken, groene zones, begraafplaatsen met inbegrip van begraafplaatsen van vreemde militairen in België, een aanwezigheidsregister of een individueel aanwezigheidsboekje bijhouden.
§ 2. In afwijking (van de artikelen 4, eerste lid, en 5) en ongeacht de duur van de tewerkstelling op eenzelfde plaats, mag de werkgever die op twee of meerdere plaatsen werknemers tewerkstelt en met uitzondering van de werkgevers bedoeld in § 1, een aanwezigheidsregister bijhouden op het adres waaronder hij in België is ingeschreven bij een instelling belast met de inning van de bijdragen voor sociale zekerheid, op voorwaarde dat hij op iedere plaats waar werknemers tewerkgesteld worden voor ieder van die werknemers een individueel aanwezigheidsboekje bijhoudt. <KB 1998-05-18/38, art. 1, 005; Inwerkingtreding : 01-07-1998>
§ 3. (Bij toepassing van het bepaalde in § 2, en onverminderd de bepalingen van dit hoofdstuk, dient de werkgever de aanvangsdatum van de eerste tewerkstelling en het nummer van het individueel aanwezigheidsboekje van iedere werknemer, uiterlijk op het tijdstip van deze eerste tewerkstelling in te schrijven in het aanwezigheidsregister dat wordt bijgehouden op het adres waaronder hij in België is ingeschreven bij een instelling belast met de inning van de bijdragen voor sociale zekerheid. De tijdstippen van begin en einde van de arbeidsdag, moeten niet in dit aanwezigheidsregister worden opgenomen, maar wel in het individueel aanwezigheidsboekje.) <KB 1998-05-18/38, art. 2, 005; Inwerkingtreding : 01-07-1998>
Art.14. <KB 1996-07-17/30, art. 2, 003; Inwerkingtreding : 01-09-1996> § 1. De werkgever is voor de gelegenheidsarbeiders die hij op piekdagen tewerkstelt, vrijgesteld van het bijhouden en bewaren van een personeelsregister, bedoeld in artikel 3 van het voormeld koninklijk besluit van 8 augustus 1980, voor zover volgende bijkomende vermeldingen (betreffende de gelegenheidsarbeiders in het aanwezigheidsregister worden ingeschreven uiterlijk op het tijdstip van de tewerkstelling van de gelegenheidsarbeiders) : <KB 1998-05-18/38, art. 3, 005; Inwerkingtreding : 01-07-1998>
1° het adres;
2° de geboortedatum;
3° de nationaliteit.
§ 2. De werkgever is voor de studenten bedoeld in Titel VI van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten, die hij tewerkstelt, vrijgesteld van het bijhouden en bewaren van een personeelsregister, bedoeld in artikel 3 van het voormeld koninklijk besluit van 8 augustus 1980, voor zover volgende bijkomende vermeldingen (betreffende de studenten in het aanwezigheidsregister worden ingeschreven uiterlijk op het tijdstip van de tewerkstelling van de studenten) : <KB 1998-05-18/38, art. 4, 005; Inwerkingtreding : 01-07-1998>
1° het adres;
2° de geboortedatum;
3° de nationaliteit.
Art. 14bis. <ingevoegd bij KB 1996-07-17/30, art. 2, Inwerkingtreding : 01-09-1996> Het aanwezigheidsregister bedoeld in dit hoofdstuk, kan aangewend worden als een geschikt register bedoeld in artikel 165 van de Programmawet van 22 december 1989, voor zover de werkgever, in afwijking van artikel 12, tweede lid, voor de deeltijdse werknemers de tijdstippen van begin en einde van de rusttijden inschrijft.
HOOFDSTUK III. - Slotbepalingen.
Art.15. Dit besluit treedt in werking op 1 juli 1994 voor de ondernemingen die onder het Paritair Comité voor het tuinbouwbedrijf ressorteren.
Voor de andere bedrijfstakken of categorieën van ondernemingen zal de datum van inwerkingtreding door Ons worden bepaald.
Art.16. Onze Minister van Tewerkstelling en Arbeid en Onze Minister van Sociale Zaken zijn, ieder wat hem betreft, belast met de uitvoering van dit besluit.
Gegeven te Brussel, 17 juni 1994.
ALBERT
Van Koningswege :
De Minister van Tewerkstelling en Arbeid,
Mevr. M. SMET
De Minister van Sociale Zaken,
Mevr. M. DE GALAN
Bijlagen.
Art. N1. Bijlage 1. Aanwezigheidsregister. - (Schutblad).
<Bijlage niet opgenomen om technische redenen. Zie B.St. 25/06/1994, p. 17270>
Art. N2. Bijlage 2. Aanwezigheidsregister. - (Binnenblad).
<Bijlage niet opgenomen om technische redenen. Zie B.St. 25/06/1994, p. 17271>
Art. N3. Bijlage 3. Individueel aanwezigheidsboekje. - (Schutblad).
<Bijlage niet opgenomen om technische redenen. Zie B.St. 25/06/1994, p. 17272>
Art. N4. Bijlage 4. Individueel aanwezigheidsboekje. - (Binnenblad).
<Bijlage niet opgenomen om technische redenen. Zie B.St. 25/06/1994, p. 17273>