18 APRIL 2023. - Koninklijk besluit betreffende het integriteitsbeleid en het integriteitsmanagement binnen sommige organisaties van de federale uitvoerende macht en tot wijziging van het koninklijk besluit van 22 februari 2017 houdende oprichting van de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning
HOOFDSTUK I. - Definities en toepassingsgebied
Art. 1-2
HOOFDSTUK II. - De oprichting en de opdrachten van het Bureau Integriteit
Art. 3-4
HOOFDSTUK III. - De aanstelling van de integriteitscoördinator en de opdrachten van de integriteitscoördinator
Art. 5-6
HOOFDSTUK IV. - De oprichting en de opdrachten van het federaal netwerk van de integriteitscoördinatoren
Art. 7-8
HOOFDSTUK V. - Planning en rapportering over het integriteitsmanagement van de organisaties
Art. 9-13
HOOFDSTUK VI. - De aanstelling en de opdrachten van de facilitators
Art. 14
HOOFDSTUK VII. - Slotbepalingen
Art. 15-17
HOOFDSTUK I. - Definities en toepassingsgebied
Artikel 1. Dit besluit is van toepassing op de diensten van het federaal administratief openbaar ambt zoals bepaald in artikel 1 van de wet van 22 juli 1993 houdende bepaalde maatregelen inzake ambtenarenzaken.
In afwijking van het eerste lid kan de Koning het toepassingsgebied van dit besluit uitbreiden tot een organisatie waarvoor hij bevoegd is en die niet valt onder het eerste lid van dit artikel.
Art.2. Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder:
1° Organisaties: de entiteiten die vallen onder artikel 1;
2° Beleidsorganen: de beleidsorganen van de leden van de federale regering zoals bepaald in het koninklijk besluit van 19 juli 2001 betreffende de invulling van de beleidsorganen van de federale overheidsdiensten en betreffende de personeelsleden van de federale overheidsdiensten aangewezen om deel uit te maken van een kabinet van een lid van een Regering of van een College van een Gemeenschap of een Gewest;
3° FOD BOSA: de federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning zoals bedoeld in het koninklijk besluit van 22 februari 2017 houdende oprichting van de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning;
4° FNIC: het federaal netwerk van de integriteitscoördinatoren zoals bepaald in artikel 8 van dit besluit;
5° Integriteitsbeleid: het beleid, waarin wordt gestreefd naar een balans tussen het stimuleren en het controleren van waarden en normen in de organisaties en bij hun personeelsleden, en waarbij het algemeen belang voorrang krijgt boven persoonlijke belangen om het vertrouwen van de samenleving in het optreden en de beslissingen van de personeelsleden en de organisaties te handhaven en te versterken ;
6° Integriteitsmanagement: de implementatie van het integriteitsbeleid in de specifieke context van de organisaties;
7° Hoogste leidinggevende: de administratief verantwoordelijke met het hoogste niveau in een organisatie vermeld in artikel 1;
8° Facilitator: zoals bepaald door artikel 6, 16° van de wet van 8 december 2022 betreffende de meldingskanalen en de bescherming van melders van integriteitsschendingen in de federale overheidsinstanties en bij de geïntegreerde politie.
HOOFDSTUK II. - De oprichting en de opdrachten van het Bureau Integriteit
Art.3. § 1. Binnen het Directoraat-Generaal Begroting en Beleidsevaluatie van de FOD BOSA wordt het "Bureau Integriteit" opgericht voor de uitvoering van de opdracht in artikel 2, 6° van het koninklijk besluit van 22 februari 2017 houdende oprichting van de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning.
De directeur-generaal Begroting en Beleidsevaluatie van de FOD BOSA waarborgt de nodige autonomie van het Bureau Integriteit. Binnen het kader van de beschikbare budgettaire ruimte, zorgt de directeur-generaal ook voor de middelen die nodig zijn voor de doeltreffende uitvoering van de opdrachten van het Bureau Integriteit.
Het Bureau Integriteit wordt geleid door een directeur, die een Rijksambtenaar is.
De directeur-generaal Begroting en Beleidsevaluatie van de FOD BOSA delegeert het dagelijks beheer van het Bureau Integriteit aan zijn directeur.
§ 2. De directeur van het Bureau Integriteit stelt een driejarenplan op over het integriteitsbeleid. Het eerste driejarenplan dekt de periode 2024 - 2026. Het driejarenplan wordt uiterlijk op 30 juni van het jaar N-1 voor advies voorgelegd aan de Klantenstuurgroep van de FOD BOSA, zoals bepaald in het eerste lid van artikel 6 van het koninklijk besluit van 22 februari 2017 houdende oprichting van de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning. Indien het advies van de Klantenstuurgroep niet wordt gevolgd, wordt dit met redenen omkleed door de voorzitter van het directiecomité van de FOD BOSA, zoals bepaald in het derde lid van artikel 6 van het koninklijk besluit van 22 februari 2017 houdende oprichting van de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning, voor 31 augustus van het jaar N-1.
Het goedgekeurde driejarenplan voor het jaar N, N+1 en N+2 wordt overgemaakt en toegelicht aan het FNIC voor 30 september van het jaar N-1.
Elk jaar stelt de directeur van het Bureau Integriteit een actieplan op voor de uitvoering van het driejarenplan. Het actieplan voor het jaar N wordt door de directeur-generaal Begroting en Beleidsevaluatie van de FOD BOSA uiterlijk op 31 augustus van het jaar N-1 goedgekeurd en toegelicht aan het directiecomité van de FOD BOSA.
Het goedgekeurde actieplan voor het jaar N wordt overgemaakt en toegelicht aan het FNIC voor 30 september van het jaar N-1.
Het Bureau Integriteit stelt jaarlijks een rapport op over de uitvoering van het jaarlijks actieplan integriteitsbeleid. Het rapport over het jaar N wordt ten laatste op 30 maart van het jaar N+1 overgemaakt aan de minister die bevoegd is voor ambtenarenzaken en de minister die bevoegd is voor begroting.
Art.4. Het Bureau Integriteit heeft de volgende opdrachten:
1° de voorbereiding van het integriteitsbeleid, met inbegrip van de preventie van belangenconflicten en het beheer van belangenconflicten, en het stimuleren van een open organisatiecultuur;
2° het uitbouwen van een kenniscentrum inzake integriteitsbeleid en integriteitsmanagement, en het verstrekken van opleiding, informatie, begeleiding en advies inzake integriteitsmanagement aan de organisaties. De personeelsleden van het Bureau Integriteit kunnen zich voor de uitvoering van deze adviesopdracht beroepen op de discretieplicht;
3° deelnemen aan de activiteiten inzake integriteitsbeleid en integriteitsmanagement van internationale instellingen, de opvolging van hun aanbevelingen over integriteitsbeleid en integriteitsmanagement en de voorbereiding van de omzetting van Europese richtlijnen inzake integriteitsbeleid en integriteitsmanagement;
4° de bevordering van het integriteitsmanagement in de organisaties;
5° de bevordering van de naleving van de externe en de interne regels die relevant zijn voor de integriteit van de organisaties;
6° de coördinatie en de ondersteuning van het FNIC, zoals bepaald in artikel 7 van dit besluit, en het optimaliseren van de samenwerking tussen de integriteitscoördinators van de organisaties;
7° het aanbieden van een systematisch en coherent schema met strategische elementen van het integriteitsbeleid. Dit integriteitsschema wordt voorgelegd aan het FNIC alvorens te worden opgelegd per besluit door de minister die bevoegd is voor ambtenarenzaken en de minister die bevoegd is voor begroting;
8° de rapportering over het integriteitsbeleid en integriteitsmanagement zoals bepaald in artikel 13 van dit besluit;
9° de bevordering van de samenwerking met andere relevante integriteitsactoren in de federale publieke sector dan de integriteitscoördinators zoals bepaald in artikel 5 van dit besluit;
10° de bevordering van de samenwerking met de gefedereerde entiteiten inzake integriteitsbeleid en integriteitsmanagement;
11° de bevordering van de samenwerking met de burgermaatschappij.
HOOFDSTUK III. - De aanstelling van de integriteitscoördinator en de opdrachten van de integriteitscoördinator
Art.5. In elke organisatie wordt een integriteitscoördinator aangesteld door de hoogste leidinggevende van de organisatie. De hoogste leidinggevende bezorgt de directeur van het Bureau Integriteit de contactgegevens van de integriteitscoördinator van zijn organisatie.
De hoogste leidinggevende van de organisatie is de directe leidinggevende van de integriteitscoördinator en waarborgt de nodige autonomie van de integriteitscoördinator. Binnen het kader van de beschikbare budgettaire ruimte, zorgt de hoogste leidinggevende ook voor alle middelen die nodig zijn voor de doeltreffende uitvoering van de opdrachten van de integriteitscoördinator.
In afwijking van artikel 1 stelt de hoogste leidinggevende van elk beleidsorgaan een integriteitscoördinator aan.
Art.6. De integriteitscoördinator heeft in zijn organisatie de volgende opdrachten:
1° optreden als centraal aanspreekpunt voor integriteitsmanagement en het verstrekken van informatie, begeleiding en advies over de toepassing van waarden en normen inzake integriteit. In dit kader van de adviesopdracht kan de integriteitscoördinator zich beroepen op de discretieplicht;
2° de kennis en de expertise over integriteitsmanagement waarborgen;
3° het bevorderen van een open organisatiecultuur;
4° het stimuleren van de naleving van de externe en de interne regels die relevant zijn voor de integriteit van de organisatie;
5° het actief deelnemen aan de vergaderingen van het FNIC zoals bepaald in artikel 7 van dit besluit;
6° het plannen en rapporteren over het integriteitsmanagement van de organisaties, in nauwe samenwerking met de hoogste leidinggevende, zoals bedoeld in de artikelen 9, 10 en 12 van dit besluit;
7° het coördineren van het integriteitsmanagement in de organisatie door middel van een intern netwerk van de integriteitsactoren.
De opdrachten vermeld in het eerste lid, 6°, worden niet uitgeoefend door de integriteitscoördinator van het beleidsorgaan.
HOOFDSTUK IV. - De oprichting en de opdrachten van het federaal netwerk van de integriteitscoördinatoren
Art.7. Bij het Bureau Integriteit wordt een "federaal netwerk van de integriteitscoördinatoren" opgericht dat is samengesteld uit de integriteitscoördinatoren van de organisaties.
Art.8. Het FNIC heeft inzake integriteitsbeleid en integriteitsmanagement de volgende opdrachten:
1° het delen van kennis, expertise en goede praktijken tussen de organisaties;
2° de bevordering van een gemeenschappelijke visie en samenwerking tussen de integriteitscoördinators van de organisaties;
3° het nastreven van gemeenschappelijke sensibilisering, informatie en communicatie.
HOOFDSTUK V. - Planning en rapportering over het integriteitsmanagement van de organisaties
Art.9. In het kader van het integriteitsschema, zoals bedoeld in artikel 4, 7°, van dit besluit, bepaalt de hoogste leidinggevende van de organisatie de doelstellingen op het vlak van integriteitsbeleid en de daaraan gekoppelde indicatoren in het strategisch plan van zijn organisatie.
Art.10. § 1. De hoogste leidinggevende concretiseert in een jaarlijks actieplan de acties, aangevuld met relevante indicatoren, waarmee de doelstellingen op het vlak van integriteitsbeleid van het strategisch plan zullen worden verwezenlijkt in de kern- en ondersteunende processen en projecten van zijn organisatie.
Het eerste jaarlijks actieplan van de organisatie treedt in werking op 1 januari 2024.
De hoogste leidinggevende bezorgt het actieplan van het jaar N van zijn organisatie na goedkeuring door het directiecomité of de beheerraad aan de minister bevoegd voor de organisatie en aan het Bureau Integriteit, tegen uiterlijk 15 december van het jaar N-1.
Art.11. Op basis van de jaarlijkse rapportering over haar integriteitsmanagement, zoals bepaald in artikel 12 van dit besluit, stuurt de organisatie haar integriteitsmanagement bij.
Art.12. Elke organisatie stelt jaarlijks een rapport op over de uitvoering van het jaarlijks actieplan integriteitsmanagement. Het rapport over het jaar N wordt ten laatste op 30 maart van het jaar N+1 overgemaakt aan de minister bevoegd voor de organisatie en aan het Bureau Integriteit.
Het sjabloon voor dit rapport wordt vastgelegd per besluit van de minister die bevoegd is voor Ambtenarenzaken en de minister die bevoegd is voor Begroting.
Art.13. Het Bureau Integriteit stelt jaarlijks een verslag op over het integriteitsmanagement in de organisaties op basis van de jaarlijkse actieplannen zoals bedoeld in artikel 3, paragraaf 2, derde lid en artikel 12 van dit besluit.
Het sjabloon voor dit rapport wordt vastgelegd per besluit van de minister die bevoegd is voor Ambtenarenzaken en de minister die bevoegd is voor Begroting .
Het verslag voor het jaar N wordt voor 31 mei van het jaar N+1 overgemaakt aan de minister die bevoegd is voor Ambtenarenzaken en de minister die bevoegd is voor Begroting. De minister die bevoegd is voor Ambtenarenzaken en de minister die bevoegd is voor Begroting leggen het verslag voor aan de Ministerraad. Daarop wordt dit verslag gepubliceerd op de website van FOD BOSA.
Het eerste jaarverslag, voor het jaar 2024 wordt gepubliceerd in 2025.
HOOFDSTUK VI. - De aanstelling en de opdrachten van de facilitators
Art.14. § 1. De hoogste leidinggevende stelt in de organisatie minstens één facilitator van elke taalrol aan.
Het totaal aantal facilitators per organisatie is afgestemd op de gemakkelijke bereikbaarheid en toegankelijkheid van de facilitator door de (potentiële) melder.
De facilitator hangt voor zijn rol functioneel af van de hoogste leidinggevende. Hij ontvangt in de uitoefening van zijn rol als facilitator geen instructies van de hoogste leidinggevende of enige andere autoriteit.
De facilitator oefent zijn rol en opdrachten uit in alle vertrouwelijkheid in alle fasen van het meldingsproces.
§ 2. De hoogste leidinggevende:
1° waarborgt dat de facilitator zijn rol doeltreffend en autonoom kan uitoefenen door hem:
a) te beschermen tegen druk van elkeen, op welke wijze ook, rechtstreeks of onrechtstreeks, in het bijzonder wat betreft de druk voor het verkrijgen van de in vertrouwen hem ter kennis gebrachte informatie die verband houdt of kan houden met de uitoefening van zijn rol;
b) de nodige middelen ter beschikking te stellen om zijn rol in alle vertrouwelijkheid te kunnen uitoefenen;
c) de nodige tijd te laten besteden aan de uitoefening van zijn rol;
d) alle nodige contacten te laten onderhouden voor de uitoefening van zijn rol;
e) de nodige vaardigheden, competenties en kennis te laten verwerven en/of te verbeteren die nodig zijn voor de uitoefening van zijn rol.
2° draagt ten behoeve van alle personeelsleden actief en herhaaldelijk het bestaan, de identiteit, de beschikbaarheid, de bereikbaarheid en de opdracht van de facilitator uit.
§ 3. De facilitator staat de melder vertrouwelijk bij in het meldingsproces van een integriteitsschending in een werkgerelateerde context.
De facilitator heeft daarnaast de opdracht ten aanzien van de personeelsleden van de organisatie:
1° te adviseren over alle relevante aspecten van een melding van een integriteitsschending;
2° te informeren over zijn rol, taken en manier van werken;
3° te luisteren, als aanspreekpunt en eerste opvang, naar de personeelsleden die een integriteitsschending overwegen te melden.
§ 4. De vertrouwenspersonen integriteit aangesteld op basis van het koninklijk besluit van 9 oktober 2014 tot uitvoering van artikel 3, § 2 van de wet van 15 september 2013 betreffende de melding van een veronderstelde integriteitsschending in de federale administratieve overheden door haar personeelsleden, die momenteel actief zijn, zijn automatisch aangesteld tot facilitator.
HOOFDSTUK VII. - Slotbepalingen
Art.15. In artikel 2,6° van het koninklijk besluit van 22 februari 2017 houdende oprichting van de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning worden de woorden "de preventieve integriteitsbewaking" vervangen door de woorden "de bevordering van het integriteitsbeleid en het integriteitsmanagement".
Art.16. Het koninklijk besluit van 9 oktober 2014 tot uitvoering van artikel 3, § 2 van de wet van 15 september 2013 betreffende de melding van een veronderstelde integriteitsschending in de federale administratieve overheden door haar personeelsleden wordt opgeheven.
Art. 17. De minister bevoegd voor Ambtenarenzaken en de minister bevoegd voor Begroting zijn, ieder wat hem betreft, belast met de uitvoering van dit besluit.