6 JUNI 2025. - Ministerieel besluit tot vaststelling van de standaardprocedures met betrekking tot vorm en inhoud van de meldingen in het materialeninformatiesysteem, met inbegrip van technische specificaties voor het elektronisch bezorgen van de meldingen
Art. 1-5
BIJLAGE.
Art. N
Artikel 1. De standaardprocedures met betrekking tot vorm en inhoud van de meldingen in het materialeninformatiesysteem, met inbegrip van technische specificaties voor het elektronisch bezorgen van de meldingen, is vastgesteld in de bijlage, die bij dit besluit is gevoegd.
Art.2. Onder meldingsplichtige organisaties worden in dit besluit volgende organisaties verstaan:
1° gemeentelijke overheden of verenigingen van gemeenten, belast met het afvalstoffenbeheer, vermeld in artikel 7.3.2.1 van het besluit van 17 februari 2012 tot vaststelling van het Vlaams reglement betreffende het duurzaam beheer van materiaalkringlopen en afvalstoffen;
2° geregistreerde inzamelaars, afvalstoffenhandelaars of -makelaars, vermeld in artikel 7.3.3.1 van het besluit van 17 februari 2012 tot vaststelling van het Vlaams reglement betreffende het duurzaam beheer van materiaalkringlopen en afvalstoffen;
3° exploitanten van een vergunde inrichting voor het verwerken van afvalstoffen, vermeld in artikel 7.3.4.1 en artikel 7.5.1 van het besluit van 17 februari 2012 tot vaststelling van het Vlaams reglement betreffende het duurzaam beheer van materiaalkringlopen en afvalstoffen.
Art.3. Onder MATIS wordt in dit besluit het materialeninformatiesysteem verstaan. De driemaandelijkse meldingen worden door elke meldingsplichtige organisatie elektronisch bezorgd aan de OVAM in het webloket van MATIS.
Art.4. Een meldingsplichtige organisatie die tijdens een kwartaal geen afvalstoffen inzamelt of verwerkt, of grondstoffen produceert dient een periode zonder melding in te voeren in het MATIS webloket voor de betreffende periode via de standaardprocedure vastgesteld in de bijlage, die bij dit besluit is gevoegd.
Art.5. Dit besluit treedt in werking op de eerste dag van het kwartaal volgend op de publicatie van het besluit.
BIJLAGE.
Art. N. Bijlage
Bijlage bij het ministerieel besluit van 6 juni 2025 tot vaststelling van de standaardprocedures met betrekking tot vorm en inhoud van de meldingen in het materialeninformatiesysteem, met inbegrip van technische specificaties voor het elektronisch bezorgen van de meldingen.
De standaardprocedures voor meldingen in het MATIS-webloket worden vastgesteld als volgt:
1 KADER
1.1 MATERIALENINFORMATIESYSTEEM (MATIS)
MATIS is een systeem dat bestaat uit een webloket, een databank en een dataplatform met gegevens over afvalstoffen en materialen. Dit systeem werd, overeenkomstig artikel 6, § 5, derde lid, van het decreet van 23 december 2011 betreffende het duurzaam beheer van materiaalkringlopen en afvalstoffen, ontwikkeld ten behoeve van het traceren door de OVAM en de toezichthouders van afvalstoffen en materialen, het opvolgen van de sluiting van materiaalkringlopen, het voldoen aan Vlaamse, Europese en internationale rapporteerverplichtingen, en het bepalen van het aandeel afval dat gerecycleerd, gestort, verbrand of op een andere manier verwerkt wordt. Om deze doelen te behalen is het nodig dat alle meldingsplichtige organisaties afval- en materialengegevens melden aan de OVAM. Zij kunnen dit geheel of gedeeltelijk delegeren aan andere instanties maar blijven zelf verantwoordelijk voor de correcte en tijdige uitvoering.
2 INLOGGEN IN HET MATIS-WEBLOKET
2.1 Belgische meldingsplichtige organisaties
2.1.1 Registratie
Een meldingsplichtige organisatie moet zelf elke medewerker die toegang nodig heeft tot het MATIS-webloket éénmalig registeren als gebruiker in het `Gebruikersbeheer van de Vlaamse Overheid'. In dit Gebruikersbeheer bepaalt de lokale beheerder van een meldingsplichtige organisatie door het toekennen van Gebruiksrechten en Contexten wie namens de meldingsplichtige organisatie toegang heeft tot een online toepassing van de Vlaamse overheid en welke rol die persoon in die toepassing voor een meldingsplichtige organisatie mag uitvoeren. Zo kan een meldingsplichtige organisatie voor een groot aantal toepassingen de gebruikers en hun toegang op één plaats beheren.
Ook buitenlandse medewerkers van Belgische ondernemingen, gemeentelijke overheden of verenigingen van gemeenten registeren zich via het `Gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid'. Als ze geen Belgische elektronische identiteitskaart hebben, geven digitale sleutels of federale tokens hen toegang tot de online overheidsdiensten van de Vlaamse overheid.
De lokale beheerder van een meldingsplichtige organisatie wordt vastgelegd via het beheer der toegangsbeheerders in het CSAM van de Federale Overheid.
2.1.2 Mandaten
Elke Belgische onderneming, gemeentelijke overheid of vereniging van gemeenten kan indien gewenst een andere instantie het mandaat geven voor het MATIS-webloket via het `Gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid'. De mandaatgever blijft steeds verantwoordelijk voor de correcte en tijdige melding van de gegevens.
2.1.3 Inloggen
Inloggen op het MATIS-webloket, verloopt, na registratie, via de inlogmethode van Authenticatie Vlaanderen.
2.2 Buitenlandse meldingsplichtige organisaties
2.2.1 Registratie
Indien de meldingsplichtige organisatie niet is opgenomen in de Belgische KBO, moet de meldingsplichtige organisatie zelf een medewerker éénmalig registreren voor het MATIS-webloket via het OVAM-gebruikersbeheer. In het OVAM-gebruikersbeheer verleent de verantwoordelijke van de meldingsplichtige organisatie de toegang tot het MATIS-webloket aan medewerkers.
Bij het registreren van de eerste gebruiker van een meldingsplichtige organisatie zal er om een autorisatiecode gevraagd worden. Deze wordt toegestuurd via een papieren procedure (brief naar de meldingsplichtige organisatie) om te garanderen dat de gebruiker door de meldingsplichtige organisatie gemachtigd is om het MATIS-webloket te gebruiken. De eerste gebruiker wordt de verantwoordelijke voor de meldingsplichtige organisatie. Deze persoon kan medewerkers toevoegen en de toegang tot het MATIS-webloket verdelen binnen de meldingsplichtige organisatie.
2.2.2 Mandaten
Ook buitenlandse meldingsplichtige organisaties kunnen indien gewenst een andere instantie het mandaat geven voor het MATIS-webloket via het OVAM-gebruikersbeheer. De mandaatgever blijft steeds verantwoordelijk voor de correcte en tijdige melding van deze gegevens.
2.2.3 Inloggen
Inloggen voor buitenlandse meldingsplichtige organisaties op het MATIS-webloket, verloopt, na registratie, via het OVAM-gebruikersbeheer.
3 INHOUD VAN MELDINGEN IN HET MATIS-WEBLOKET
De inhoud van een melding in het MATIS-webloket omvat voor elke meldingsplichtige organisatie telkens een aantal, deels verplichte, alfanumerieke velden.
3.1 Inhoud van meldingen door afvalverwerkers
3.1.1 Melding van verwerkte afvalstoffen
Een melding van de door hen verwerkte, interne en afgevoerde afvalstoffen door een vergunde afvalverwerker bevat minstens volgende, verplichte inhoud:
- Identificatie
- Type melding
- Tonnage
- Periode
- EURAL-code
- Oorsprong
- Bestemming
- Verwerkingswijze en R- of D-code
- Vervoerswijze
- Indien van toepassing, inzamelaar, afvalstoffenhandelaar of -makelaar
Gedetailleerde vormvereisten voor bovenstaande inhoud worden gespecifieerd in de `Handleiding voor afvalverwerking en op- en overslag' die beschikbaar is op de website van de OVAM.
Indien exploitanten van een vergunde inrichting voor het verwerken van afvalstoffen in hun omgevingsvergunning een afwijking hebben bekomen op de inhoud van afvalstoffenregister bepaald in artikel 7.2.1.4 van het VLAREMA, volstaat het om de gegevens zoals bepaald volgens deze afwijking aan de OVAM te bezorgen.
3.1.2 Melding van geproduceerde grondstoffen
Een melding van geproduceerde grondstoffen door een vergunde afvalverwerker bevat minstens volgende, verplichte inhoud:
- Identificatie
- Type melding
- Tonnage van de geproduceerde grondstoffen
- Periode
- Materiaalcode van de geproduceerde grondstoffen
- Oorsprong
- Bestemming, namelijk de gebruiker van de geproduceerde grondstoffen
- Toepassingswijze
- Vervoerswijze
Gedetailleerde vormvereisten voor bovenstaande inhoud worden gespecifieerd in de `Handleiding voor afvalverwerking en op- en overslag' die beschikbaar is op de website van de OVAM.
3.2 Inhoud van meldingen door gemeenten of verenigingen van gemeenten, belast met het afvalstoffenbeheer
Een melding van ingezamelde huishoudelijke afvalstoffen en daarmee vergelijkbare bedrijfsafvalstoffen door gemeenten of verenigingen van gemeenten, belast met het afvalstoffenbeheer, bevat minstens volgende, verplichte inhoud:
- Identificatie
- Tonnage, namelijk de hoeveelheid van de afvalstof
- Periode
- OVAM-afvalcode, namelijk de aard van de afvalstof
- Oorsprong
- Inzamelwijze
- Bestemming
- Verwerkingswijze
- Indien van toepassing, Inzamelaar, afvalstoffenhandelaar of -makelaar
Gedetailleerde vormvereisten voor bovenstaande inhoud worden gespecifieerd in de `Handleiding inzameling huishoudelijk afval door of in opdracht van een gemeente' die beschikbaar is op de website van de OVAM.
3.3 Inhoud van meldingen door inzamelaars van bedrijfsafval (IHM)
Een melding door geregistreerde inzamelaars, afvalstoffenhandelaars of -makelaars over de andere afvalstoffen dan huishoudelijke afvalstoffen en met huishoudelijke afvalstoffen vergelijkbare afvalstoffen, ingezameld op het grondgebied van het Vlaamse Gewest, bevat minstens volgende, verplichte inhoud:
- Identificatie
- Tonnage, namelijk de hoeveelheid van de afvalstof
- Periode
- EURAL-code, namelijk de aard van de afvalstof
- Oorsprong
- Bestemming
- Inzamelwijze
- Vervoerswijze
- Verwerkingswijze en R- of D-code
- Inzamelaar, afvalstoffenhandelaar of -makelaar die instond voor de regelingen voor de verwerking van de afvalstoffen
Gedetailleerde vormvereisten voor bovenstaande inhoud worden gespecifieerd in de `Handleiding inzameling bedrijfsafval door een IHM' die beschikbaar is op de website van de OVAM.
4 MOGELIJKHEDEN TOT MELDEN IN HET MATIS-WEBLOKET
De OVAM voorziet drie mogelijkheden voor het melden in het MATIS-webloket:
- Manueel invoeren van individuele meldingen via het MATIS-webloket,
- Melding via het opladen van een ingevuld CSV-sjabloon,
- Melding via application programming interface (API).
4.1 MANUEEL INVOEREN VAN INDIVIDUELE, MELDINGEN VIA HET MATIS-WEBLOKET
Een meldingsplichtige organisatie kan na aanmelding in het MATIS-webloket manueel een nieuwe melding aanmaken. Daarbij geeft de gebruikersinterface van het webloket aan welke velden verplicht zijn en zullen voor bepaalde velden de invoerkeuzes beperkt zijn tot de elementen van een codelijst. De gebruikersinterface biedt ook ondersteuning wanneer door afhankelijkheden tussen de verschillende velden specifieke andere informatievelden ingevuld moeten worden. De vormvereisten voor een correcte melding (zoals beschreven in de respectievelijke handleidingen) worden automatisch voldaan als een individuele melding manueel in het webloket uitgevoerd wordt.
Voor inzamelaars van bedrijfsafval (IHM) is het niet mogelijk om manuele invoer van individuele meldingen te gebruiken.
De meest recente detailinformatie over het invoeren van manuele meldingen is beschreven in de `Handleiding voor afvalverwerking en op- en overslag` en `Handleiding inzameling huishoudelijk afval door of in opdracht van een gemeente`, die beschikbaar zijn op de website van de OVAM.
4.1.1 Een melding corrigeren of verwijderen
Het webloket laat ook toe om eerder ingevoerde meldingen te filteren op hun kenmerken, individuele meldingen te corrigeren of één of meerdere meldingen gelijktijdig te verwijderen. Meldingen worden enkel logisch verwijderd. Dit houdt in dat verwijderde gegevens niet meer getoond of gebruikt worden in analyses, maar er steeds een spoor blijft bestaan van de initiële melding en de verwijdering uit de databank. Zo kan fraude of ongeoorloofd gebruik opgespoord worden.
4.2 MELDING VIA HET OPLADEN VAN EEN CSV-SJABLOON
Een meldingsplichtige organisatie kan na aanmelding in het MATIS-webloket een CSV-bestand met nieuwe meldingsgegevens opladen. Daarbij is het belangrijk dat steeds een nieuwe identificatie gebruikt wordt om het overschrijven van bestaande, reeds gemelde gegevens te vermijden. Een melding komt overeen met 1 lijn in het CSV-bestand en elke lijn moet voldoen aan de vormvereisten. De gegevens in het CSV-bestand worden bij het opladen automatisch gecontroleerd op het naleven van de vormvereisten, waarna een downloadbaar foutenrapport wordt getoond. Dit kan vervolgens gebruikt worden om eventuele fouten in de meldingen te corrigeren.
De OVAM stelt voor het opladen van een CSV-bestand een Excel-sjabloon ter beschikking waarmee de meldingsplichtige organisatie een CSV-bestand kan opmaken dat aan de nodige vormvereisten voldoet. Deze vormvereisten zijn verschillend voor meldingen als afvalverwerker, inzamelaar bedrijfsafval (IHM) of inzamelaar huishoudelijk afval en zijn terug te vinden in de respectievelijke datasjablonen en handleidingen. Ze beschrijven welke velden verplicht in te vullen zijn, welke combinatie van velden verplicht of niet toegestaan zijn en de specifieke waarden die een veld mag aannemen. Elk datasjabloon bevat ook voorbeelden van een correcte input van gegevens in het MATIS-webloket. De meest recente versie van de CSV-sjablonen en de handleidingen voor de verschillende meldingsplichtige organisaties is steeds beschikbaar is op de website van de OVAM.
Het MATIS-webloket verplicht de melder om een CSV-bestand, door puntkomma's gescheiden, op te laden. Daartoe moet het ingevulde Excel-sjabloon of een ander Excel-werkblad met dezelfde structuur geconverteerd worden naar het gewenste CSV-formaat. Het maximale aantal meldingen per CSV-bestand is 25.000.
De meest recente detailinformatie over melden via het opladen van een CSV-bestand is beschreven in de `Handleiding voor afvalverwerking en op- en overslag`, `Handleiding inzameling huishoudelijk afval door of in opdracht van een gemeente` en `Handleiding inzameling bedrijfsafval door een IHM`, die beschikbaar zijn op de website van de OVAM.
4.2.1 Een melding corrigeren of verwijderen
Ook correcties van bestaande meldingen kunnen doorgegeven worden via een CSV-bestand. Hiervoor moet een melding doorgegeven worden met exact dezelfde identificatie als de originele melding. De gecorrigeerde meldingen worden dan opgeladen via `Vul aan of corrigeer bestaande meldingen'. Alle velden van een melding kunnen gecorrigeerd worden, ook de periode, voor zo ver het meldingen betreft die betrekking hebben op een periode die niet langer als een jaar in het verleden ligt. Ook bij het opmaken van het CSV-bestand voor een correctie moeten de vormvereisten in acht genomen worden. Bij correcties wordt dezelfde controle op de vormvereisten toegepast als bij nieuwe meldingen. Bijkomende uitleg bij de meest voorkomende foutmeldingen is terug te vinden in de respectievelijke handleidingen voor de verschillende meldingsplichtige organisaties.
Het verwijderen van gegevens via een CSV-bestand is niet toegelaten. Verwijderen van meldingen via de manuele gebruikersinterface kan wel.
4.3 MELDING VIA APPLICATION PROGRAMMING INTERFACE
Om de integratie met andere IT-systemen te bevorderen, kunnen meldingen ook op geladen worden via een rechtstreekse systeemkoppeling (API) of machine-machine-interactie. Meldingen die op deze manier worden opgeladen in het MATIS-webloket, kunnen ook via de gebruikersinterface van het webloket geraadpleegd worden.
De meest recente detailinformatie over het melden via API is beschreven in de `Handleiding voor afvalverwerking en op- en overslag`, `Handleiding inzameling huishoudelijk afval door of in opdracht van een gemeente` en `Handleiding inzameling bedrijfsafval door een IHM`, die beschikbaar zijn op de website van de OVAM. De website bevat ook de Swagger-documentatie voor de API-koppeling.
4.3.1 Voorbereiding aanmelden via de API
Indien een meldingsplichtige organisatie gebruik wenst te maken van de API dient deze voorafgaand volgende stappen te doorlopen:
1. De organisatie neemt contact op met de OVAM om aan te geven dat de organisatie gebruik wenst te maken van de API.
2. De organisatie verstrekt de gevraagde gegevens en aanvaardt de voorwaarden voor het gebruik van de API.
3. Na aanvaarding ontvangt de organisatie de nodige technische gegevens om de koppeling op te zetten.
4.3.2 Drie omgevingen
Er zijn drie omgevingen: een User Acceptance Test omgeving (UAT), een oefenomgeving en de productieomgeving. Een meldingsplichtige organisatie krijgt eerst de toegangsgegevens voor de UAT-omgeving. Als ze voldoende getest heeft en naar de productieomgeving wil overstappen, brengt ze de OVAM op de hoogte.
Enkel meldingsplichtige organisaties kunnen een sleutel tot de productieomgeving krijgen. Organisaties die zelf geen meldingsplichtige organisatie zijn, kunnen enkel toegang krijgen tot de UAT-omgeving.
Na controle door de OVAM krijgt de meldingsplichtige organisatie vervolgens de toegangsgegevens voor de productieomgeving. Op dat moment heeft ze geen toegang meer tot de UAT-omgeving. Als de meldingsplichtige organisatie toch nog verder wil testen, maakt ze gebruik van de oefenomgeving. De oefenomgeving kan aangesproken worden met dezelfde toegangsgegevens als de productieomgeving.
De toegang tot de omgeving en de werking van de API is beschreven in de Swagger-documentatie.
Momenteel kan een meldingsplichtige organisatie volgende soorten gegevens melden:
- Inzamelingen huishoudelijk afval
- Inzamelingen bedrijfsafval
- Verwerkingen (inkomende verwerkte afvalstoffen, interne verwerkte afvalstoffen, afgevoerde afvalstoffen en afgevoerde grondstoffen).
Ook bij het melden via API gelden dezelfde vormvereisten (zoals beschreven in de respectievelijke handleidingen) voor de inhoud van de meldingen van de verschillende soorten meldingsplichtige organisaties.
De validatieregels en de daarmee verwante specificaties van de structuur van de JSON-files blijven twee jaar backwards compatible (vanaf de datum van publicatie van dit ministerieel besluit). Verplichte wijzigingen in de vormvereisten worden minstens 6 maanden op voorhand aangekondigd.
4.3.3 Beschikbare diensten
Op dit moment is het enkel mogelijk om via de API nieuwe meldingen aan te maken en bestaande meldingen te corrigeren. Het opvragen, filteren, verwijderen en zoeken naar bestaande meldingen is enkel mogelijk via de gebruikersinterface van het MATIS-webloket.
4.4 PERIODE ZONDER MELDING
Het is mogelijk dat een meldingsplichtige organisatie voor een bepaald kwartaal geen gegevens te melden heeft binnen het MATIS-webloket. In dit geval is de meldingsplichtige organisatie verplicht om een `Periode zonder melding' aan te maken in het MATIS-webloket voor dit kwartaal via de volgende stappen in de gebruikersinterface:
1. Log in in het MATIS-webloket, zoals beschreven in Hoofdstuk 2 van deze bijlage
2. Selecteer onder het gedeelte `Administratie' `Nieuwe periode zonder melding'
3. Vul de verplichte velden in de gebruikersinterface in
- Organisatiecode
- Onderdeel (inzameling huishoudelijk afval, inzameling bedrijfsafval, afvalverwerking)
- Vestigingsnummer, indien afvalverwerking
- Periode van
- Periode tot
- Motivering
- Ondernemingsnummer mede-exploitant, indien een mede-exploitant van de vergunning de gegevens meldt in het MATIS-webloket
Om een periode zonder melding te wijzigen of te verwijderen wordt onder het gedeelte `Administratie' het `Overzicht periodes zonder melding' geopend. Na het selecteren van de betreffende `Periode zonder melding' laat de gebruikersinterface toe om de melding te corrigeren of te verwijderen.