4 FEBRUARI 2022. - Besluit van de Vlaamse Regering tot uitvoering van het decreet van 29 mei 2020 tot organisatie van het centrale contactonderzoek door een samenwerkingsverband van externe partners, het lokale contactonderzoek door lokale besturen of zorgraden en tot organisatie van de COVID-19-teams in het kader van COVID-19
Art. 1-18
Artikel 1. In dit besluit wordt verstaan onder:
1° agentschap: het intern verzelfstandigd agentschap Zorg en Gezondheid, opgericht bij het besluit van de Vlaamse Regering van 7 mei 2004 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap "Zorg en Gezondheid";
2° centraal contactcentrum: het centrale contactcentrum, vermeld in artikel 3, eerste lid, van het decreet van 29 mei 2020;
3° COVID-19-team: een COVID-19-team als vermeld in artikel 6/2, § 1, van het decreet van 29 mei 2020;
4° decreet van 29 mei 2020: het decreet van 29 mei 2020 tot organisatie van het centrale contactonderzoek door een samenwerkingsverband van externe partners, het lokale contactonderzoek door lokale besturen of zorgraden en tot organisatie van de COVID-19-teams in het kader van COVID-19;
5° lokaal contactcentrum: een lokaal contactcentrum als vermeld in artikel 6, eerste lid, van het decreet van 29 mei 2020;
6° samenwerkingsverband: het samenwerkingsverband van externe partners, vermeld in artikel 3, eerste lid, van het decreet van 29 mei 2020.
Art.2. Het contactcentrum wordt belast met opdrachten van opsporing en begeleiding van personen als vermeld in artikel 3, eerste lid, 1° tot 4°, van het decreet van 29 mei 2020.
Het samenwerkingsverband wordt aangeduid, met toepassing van de wet van 17 juni 2016 inzake de overheidsopdrachten en met toepassing van de uitvoeringsbesluiten van die wet.
Het agentschap legt de functiebeschrijvingen vast van de categorieën van personeelsleden van het contactcentrum, vermeld in artikel 4, eerste lid, van het decreet van 29 mei 2020.
In het kader van het contactonderzoek kunnen veldonderzoekers van acht uur 's morgens tot acht uur `s avonds fysieke bezoeken afleggen.
Een fysiek bezoek heeft geen bindend karakter en wordt op initiatief van de veldonderzoeker beëindigd als die zich niet veilig voelt, of wordt op initiatief van de persoon in kwestie beëindigd als die niet langer zijn medewerking wil verlenen.
Voor een fysiek bezoek meldt een veldonderzoeker zich alleen of in het gezelschap van een collega-veldonderzoeker met het nodige beschermingsmateriaal aan op de hoofdverblijfplaats van de persoon in kwestie of op de plaats waar die verblijft.
Bij aanvang van een fysiek bezoek vraagt de veldonderzoeker of de persoon in kwestie aanwezig is, legitimeert de veldonderzoeker zich en vraagt hij de medewerking van de persoon in kwestie. Tijdens het fysieke bezoek vraagt de veldonderzoeker de persoon in kwestie om informatie en kan hij aanbevelingen geven conform het samenwerkingsakkoord van 25 augustus 2020.
Art.3. Overeenkomstig artikel 3, tweede lid, van het decreet van 29 mei 2020 is het agentschap de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens, in de zin van artikel 4, 7), van de algemene verordening gegevensbescherming. Het agentschap sluit een verwerkingsovereenkomst met het samenwerkingsverband conform artikel 28, lid 3, van de algemene verordening gegevensbescherming.
Art.4. § 1. Het inhoudelijk verslag, vermeld in artikel 3, vijfde lid, van het decreet van 29 mei 2020 bevat een samenvatting van maximaal dertig pagina's en bevat naast de gegevens, vermeld in het tweede lid, de nodige gegevens om het agentschap in staat te stellen de activiteiten van het samenwerkingsverband en het centrale contactcentrum te evalueren.
Het inhoudelijk verslag omvat:
1° een overzicht van de call agents en field agents die per dag door het centrale contactcentrum ingeschakeld worden, uitgedrukt in vte;
2° een overzicht van het aantal personen die per dag door de call agents gecontacteerd werden, opgesplitst in het aantal nieuw gecontacteerde personen en het aantal personen die opnieuw worden gecontacteerd;
3° een overzicht van het aantal bezoeken die per dag door de field agents werden gedaan, opgesplitst in nieuw bezochte personen en personen die opnieuw worden bezocht;
4° een overzicht van het aantal personen die per dag effectief door de call agents werden gecontacteerd ten opzichte van het aantal voorziene te contacteren personen;
5° een overzicht van het aantal personen die per dag effectief door de field agents bezocht werden ten opzichte van het voorziene aantal te bezoeken personen;
6° een overzicht van het aantal personen die door de call agents werden gecontacteerd die meer dan één contact hebben gehad, opgesplitst per aantal contacten;
7° een overzicht van het aantal personen die door de fields agents werden bezocht die meer dan één contact hebben gehad, opgesplitst per aantal contacten;
8° een overzicht van de knelpunten waarmee het centrale contactcentrum werd geconfronteerd bij het uitvoeren van de opdracht en de mogelijke acties die werden ondernomen om die knelpunten op te lossen, en ook een overzicht van de goede praktijkenvoorbeelden bij het uitvoeren van de opdracht.
§ 2. Het financiële verslag omvat:
1° de staat van ontvangsten en uitgaven op maandbasis, gegroepeerd per kosten- en inkomstensoort en opgesplitst per organisatie en activiteit;
2° per organisatie een lijst van het aantal medewerkers van het centrale contactcentrum, onderverdeeld naar functie, gemiddelde tewerkstellingstijd en bruto jaarloon;
3° een genummerde lijst van de kosten en opbrengsten, met een verwijzing naar de begunstigde, het bedrag, een omschrijving en gerangschikt per kosten- of opbrengstensoort.
§ 3. Het inhoudelijk verslag, vermeld in paragraaf 1, en het financiële verslag, vermeld in paragraaf 2, worden driemaandelijks door het samenwerkingsverband aan het agentschap bezorgd.
In afwijking van het eerste lid, worden bij het aflopen van de opdracht, het inhoudelijk verslag, vermeld in paragraaf 1, en het financiële verslag, vermeld in paragraaf 2, uiterlijk drie maanden na het aflopen van de opdracht van het samenwerkingsverband aan het agentschap bezorgd.
Het agentschap bezorgt het inhoudelijk verslag, vermeld in paragraaf 1, en het financiële verslag, vermeld in paragraaf 2, aan de Vlaamse Regering.
Art.5. Het samenwerkingsverband neemt volgende organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen voor de verwerking van persoonsgegevens door het centrale contactcentrum dat zij oprichten:
1° de medewerkers van het centrale contactcentrum hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend, waarin hen wordt gewezen op het feit dat zij gehouden zijn aan het beroepsgeheim. Die geheimhoudingsverklaring vermeldt de verplichtingen waaraan de medewerkers moeten voldoen, en ook de mogelijke sancties die zij kunnen oplopen bij niet-naleving van het beroepsgeheim;
2° bij gegevensuitwisseling, het vaststellen van de technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van de persoonsgegevens die genomen moeten worden, bij de definiëring en uitvoering van nieuwe verwerkingen van persoonsgegevens of bij aanpassingen aan de bestaande verwerkingen raadpleegt het samenwerkingsverband, een veiligheidsteam, dat minstens is samengesteld uit de functionarissen voor gegevensbescherming van alle externe partners van het samenwerkingsverband en de functionaris voor gegevensbescherming van het agentschap;
3° de technische en organisatorische maatregelen die worden genomen ter bescherming van de persoonsgegevens worden geaudit door een intern of extern auditteam;
4° het centrale contactcentrum geeft aan iedere persoon die ze contacteren of bezoeken, voor zover die nog niet over de informatie beschikt, de informatie die in de algemene verordening gegevensbescherming voorzien is over de verwerking van hun persoonsgegevens en informeert hen over waar ze die informatie kunnen terugvinden.
Art.6. Overeenkomstig artikel 6, tweede lid, van het decreet van 29 mei 2020 wordt het agentschap aangewezen als de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens, vermeld in artikel 4, 7), van de algemene verordening gegevensbescherming. Het agentschap sluit een verwerkingsovereenkomst met de lokale besturen of de zorgraden conform artikel 28, lid 3, van de voormelde verordening.
Art.7. De lokale besturen of de zorgraden nemen de volgende organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen voor de verwerking van persoonsgegevens door de lokale contactcentra die zij oprichten:
1° de medewerkers van de lokale contactcentra hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend, waarin hen wordt gewezen op het feit dat zij gehouden zijn aan het beroepsgeheim. Die geheimhoudingsverklaring vermeldt de verplichtingen waaraan de medewerkers moeten voldoen, en ook de mogelijke sancties die zij kunnen oplopen bij niet-naleving van het beroepsgeheim;
2° bij gegevensuitwisseling, het vaststellen van de technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van de persoonsgegevens die genomen moeten worden, bij de definiëring en uitvoering van nieuwe verwerkingen van persoonsgegevens of bij aanpassingen aan de bestaande verwerkingen raadplegen de lokale besturen of de zorgraden, een veiligheidsteam, dat minstens is samengesteld uit de functionarissen voor gegevensbescherming van de lokale besturen of de zorgraden en de functionaris voor gegevensbescherming van het agentschap;
3° de technische en organisatorische maatregelen die worden genomen ter bescherming van de persoonsgegevens worden geaudit door een intern of extern auditteam;
4° de lokale contactcentra geven aan iedere persoon die ze contacteren of bezoeken, voor zover die nog niet over de informatie beschikt, de informatie die in de algemene verordening gegevensbescherming voorzien is over de verwerking van hun persoonsgegevens en informeert hen over waar ze die informatie kunnen terugvinden.
Art.8. Als een lokaal contactcentrum fysieke bezoeken organiseert, is artikel 2, vierde tot en met het zevende lid, van dit besluit van overeenkomstige toepassing.
Art.9. Het agentschap is de entiteit, vermeld in artikel 6/2, § 2, vierde lid, van het decreet van 29 mei 2020.
Art.10. Overeenkomstig artikel 6/2, § 2, achtste lid, van het decreet van 29 mei 2020 wordt het agentschap aangewezen als de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens, vermeld in artikel 4, 7), van de algemene verordening gegevensbescherming. Het agentschap sluit conform artikel 28, lid 3, van de voormelde verordening een verwerkingsovereenkomst met de zorgraad waarbij een COVID-19-team is opgericht.
Art.11. De zorgraden nemen de volgende organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen voor de verwerking van persoonsgegevens door het COVID-19-team dat zij oprichten:
1° de medewerkers van het COVID-19-team hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend, waarin hen wordt gewezen op het feit dat zij gehouden zijn aan het beroepsgeheim. Die geheimhoudingsverklaring vermeldt de verplichtingen waaraan de medewerkers moeten voldoen, en ook de mogelijke sancties die zij kunnen oplopen bij niet-naleving van het beroepsgeheim;
2° bij gegevensuitwisseling, het vaststellen van de technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van de persoonsgegevens die genomen moeten worden, bij de definiëring en uitvoering van nieuwe verwerkingen van persoonsgegevens of bij aanpassingen aan de bestaande verwerkingen raadpleegt de zorgraad, een veiligheidsteam, dat minstens is samengesteld uit de functionaris voor gegevensbescherming van de zorgraad en de functionaris voor gegevensbescherming van het agentschap;
3° de technische en organisatorische maatregelen die worden genomen ter bescherming van de persoonsgegevens worden geaudit door een intern of extern auditteam;
4° het COVID-19-team geeft aan iedere persoon die ze contacteren of bezoeken, voor zover die nog niet over de informatie beschikt, de informatie die in de algemene verordening gegevensbescherming voorzien is over de verwerking van hun persoonsgegevens en informeert hen over waar ze die informatie kunnen terugvinden.
Art.12. Het agentschap is de entiteit, vermeld in artikel 6/3, § 1, eerste lid, en § 2, vierde lid, van het decreet van 29 mei 2020.
Art.13. Overeenkomstig artikel 6/3, § 2, achtste lid, van het decreet van 29 mei 2020 wordt het agentschap aangewezen als de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens, vermeld in artikel 4, 7), van de algemene verordening gegevensbescherming. Het agentschap sluit, conform artikel 28, lid 3, van de voormelde verordening, een verwerkingsovereenkomst met het lokale bestuur dat de activiteiten, vermeld in artikel 6/3, § 1, eerste lid, van het voormelde decreet, verricht.
Art.14. De lokale besturen nemen de volgende organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de opdrachten, vermeld in artikel 6/3, § 1, eerste lid, van het decreet van 29 mei 2020:
1° de medewerkers van de lokale besturen hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend, waarin hen wordt gewezen op het feit dat ze gehouden zijn tot het beroepsgeheim. Die geheimhoudingsverklaring vermeldt de verplichtingen waaraan de medewerkers moeten voldoen, en ook de mogelijke sancties die ze kunnen oplopen bij niet-naleving van het beroepsgeheim;
2° bij gegevensuitwisseling, het vaststellen van de technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van de persoonsgegevens die genomen moeten worden, bij de definiëring en uitvoering van nieuwe verwerkingen van persoonsgegevens of bij aanpassingen aan de bestaande verwerkingen raadplegen de lokale besturen een veiligheidsteam, dat minstens is samengesteld uit de functionarissen voor gegevensbescherming van de lokale besturen en de functionaris voor gegevensbescherming van het agentschap;
3° de technische en organisatorische maatregelen die worden genomen ter bescherming van de persoonsgegevens, worden geaudit door een intern of extern auditteam;
4° de lokale besturen geven aan alle personen met wie ze contact opnemen of die ze bezoeken de informatie die in de algemene verordening gegevensbescherming voorzien is over de verwerking van persoonsgegevens, als die personen nog niet over die informatie beschikken. Ze melden aan die personen ook waar ze die informatie kunnen terugvinden.
Art.15. Overeenkomstig artikel 6/4, zesde lid, van het decreet van 29 mei 2020 wordt het agentschap aangewezen als de verwerkingsverantwoordelijke, in de zin van artikel 4, 7), van de algemene verordening gegevensbescherming, voor de doorgifte van de persoonsgegevens, vermeld in artikel 6/4, derde en vierde lid, van het decreet van 29 mei 2020.
Art.16. Dit besluit heeft uitwerking met ingang van 1 januari 2022.
Art.17. Dit besluit houdt op uitwerking te hebben op 31 december 2022.
Art. 18. De Vlaamse minister, bevoegd voor de gezondheids- en woonzorg, is belast met de uitvoering van dit besluit.