22 FEBRUARI 2019. - Koninklijk besluit tot vaststelling van het huishoudelijk reglement van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren(NOTA : Raadpleging van vroegere versies vanaf 05-03-2019 en tekstbijwerking tot 30-05-2023)
HOOFDSTUK I. - Inleidende bepalingen
Art. 1
HOOFDSTUK 2. - Financiering van het Instituut
Art. 2-4
HOOFDSTUK 3. - Eretitels
Art. 5
HOOFDSTUK 4. - Algemene vergadering
Art. 6-14
HOOFDSTUK 5. - Raad
Art. 15-26
HOOFDSTUK 6. - Functies van de voorzitter, de ondervoorzitter, de secretaris en de penningmeester
Art. 27-29
HOOFDSTUK 7. - Jaarrekening en begroting
Art. 30
HOOFDSTUK 8. - Mededeling door de bedrijfsrevisoren en de geregistreerde auditkantoren
Art. 31
HOOFDSTUK 9. - Mededelingsmodaliteiten
Art. 32
HOOFDSTUK 10. - Terechtwijzing
Art. 33
HOOFDSTUK 11. - Normen en aanbevelingen
Art. 34
HOOFDSTUK 12. - Slotbepalingen
Art. 35-36
HOOFDSTUK I. - Inleidende bepalingen
Artikel 1.Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder:
1° wet: de wet van 7 december 2016 tot organisatie van het beroep van en het publiek toezicht op de bedrijfsrevisoren;
2° College: het College van toezicht op de bedrijfsrevisoren, opgericht bij artikel 32 van de wet;
3° Hoge Raad: de Hoge Raad voor de economische beroepen opgericht bij artikel 54 van de wet van 22 april 1999 betreffende de boekhoudkundige en fiscale beroepen;
4° Instituut: het Instituut van de Bedrijfsrevisoren bedoeld in artikel 64 van de wet;
5° algemene vergadering: de algemene vergadering van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren bedoeld in artikel 66 van de wet;
6° Raad: de Raad van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren;
7° openbaar register: het openbaar register bedoeld in artikel 10 van de wet;
8° omzet: de omzet bedoeld in artikel 96 van het koninklijk besluit van 30 januari 2001 tot uitvoering van het wetboek van vennootschappen;
[1 9° hybride vergadering: een vergadering waarbij een deel van de deelnemers fysiek vanuit dezelfde ruimte deelnemen aan de vergadering en waarbij het andere deel van de deelnemers aan de vergadering deelnemen door middel van een elektronisch telecommunicatiemiddel dat een gezamenlijke beraadslaging toelaat;
10° vergadering op afstand: een vergadering waarbij de deelnemers aan de vergadering deelnemen door middel van een elektronisch telecommunicatiemiddel dat een gezamenlijke beraadslaging toelaat, zonder dat de deelnemers fysiek vanuit dezelfde ruimte op die manier deelnemen aan de vergadering;
11° fysieke vergadering: een vergadering waarbij de deelnemers aan de vergadering fysiek aanwezig zijn in dezelfde ruimte en op die manier deelnemen aan de vergadering.]1
----------
(1)<KB 2023-05-01/04, art. 1, 002; Inwerkingtreding : 09-06-2023>
HOOFDSTUK 2. - Financiering van het Instituut
Art.2. § 1. De bedrijfsrevisoren, alsook de in België overeenkomstig artikel 10, § 2, van de wet geregistreerde auditkantoren, betalen jaarlijks de volgende bijdragen ter financiering van de werkingskosten van het Instituut:
1° een vaste bijdrage waarvan het bedrag niet hoger mag zijn dan 5.000 euro. Dit bedrag van 5.000 euro is gekoppeld aan de consumptieprijsindex en wordt jaarlijks geïndexeerd op 1 januari. De indexering zal voor de eerste maal gebeuren op 1 januari van het jaar dat volgt op de inwerkingtreding van dit besluit met als referentie-index de consumptieprijsindex van de maand voorafgaand aan de inwerkingtreding van dit besluit;
2° een aanvullende veranderlijke bijdrage, die wordt berekend steunend op de omzet gerealiseerd in Belgë en/of op het aantal commissarismandaten; deze bijdrage mag niet hoger zijn dan 2 procent van de aan btw onderworpen jaarlijkse omzet en kan op een minimumbedrag worden vastgelegd.
§ 2. Jaarlijks bepaalt de algemene vergadering het bedrag van de vaste bijdragen en ook, in voorkomend geval, het percentage van de veranderlijke bijdragen.
Ze stelt alle bijzondere voorwaarden vast die nuttig zijn voor de berekening van deze bijdragen.
§ 3. De bedrijfsrevisoren en de geregistreerde auditkantoren delen hun omzet gerealiseerd in België alsook het aantal commissarismandaten binnen de door de Raad vastgelegde termijnen en modaliteiten mee.
§ 4. De vaste en de veranderlijke bijdragen worden telkens voor de helft halfjaarlijks opgevraagd. De eerste helft van de veranderlijke bijdrage is een voorschot berekend op basis van de aangifte van het vorige jaar.
De bijdragen zijn betaalbaar binnen de maand na de door de penningmeester toegezonden oproep.
§ 5. De Raad stelt de inningsvoorwaarden van de vaste en veranderlijke bijdrage vast, met naleving van de beslissingen van de algemene vergadering en de bepalingen van dit besluit.
§ 6. De bedrijfsrevisor-natuurlijk persoon die ontslag neemt of het bedrijfsrevisorenkantoor dat vraagt om doorgehaald te worden in het openbaar register, is de bijdragen verschuldigd voor het halfjaar waarin het ontslag of de doorhaling in het openbaar register wordt aanvaard.
§ 7. De vennoten van een bedrijfsrevisorenkantoor zijn voor hun aandeel aansprakelijk voor de betaling van de bijdragen toegerekend aan het bedrijfsrevisorenkantoor.
§ 8. In geval van overmacht kan de Raad, op gemotiveerd en gedocumenteerd verzoek van de betrokken bedrijfsrevisor, uitzonderlijk zijn bijdragen voor een bepaalde periode verlagen.
Art.3. De bedrijfsrevisorenkantoren in vereffening betalen bijdragen overeenkomstig artikel 2.
De vereffenaars van een bedrijfsrevisorenkantoor delen aan de Raad de omzet mee van de vennootschap tot aan haar doorhaling in het openbaar register, dit ter afrekening van de nog verschuldigde veranderlijke bijdrage.
Art.4. § 1. Overeenkomstig artikel 26, tweede lid, van de wet, betalen de in België geregistreerde auditors en auditorganisaties van een derde land, jaarlijks een bedrag tot dekking van de aan hun registratie en het behoud ervan verbonden kosten.
§ 2. Dit bedrag is in zijn geheel betaalbaar binnen de maand na de door de penningmeester toegezonden oproep.
§ 3. Jaarlijks bepaalt de algemene vergadering dit bedrag dat niet hoger mag zijn dan 5.000 euro. Dit bedrag van 5.000 euro is gekoppeld aan de consumptieprijsindex en wordt jaarlijks geïndexeerd op 1 januari. De indexering zal voor de eerste maal gebeuren op 1 januari van het jaar dat volgt op de inwerkingtreding van dit besluit met als referentie-index de consumptieprijsindex van de maand voorafgaand aan de inwerkingtreding van dit besluit.
HOOFDSTUK 3. - Eretitels
Art.5. § 1. Na raadpleging van het College kan de Raad het voeren van de titel van erebedrijfsrevisor toelaten aan bedrijfsrevisoren-natuurlijke personen die ontslag namen na gedurende ten minste vijftien jaar het beroep met waardigheid, rechtschapenheid en kiesheid te hebben uitgeoefend en die tot op de dag van de afgifte van deze toelating de regels van waardigheid, rechtschapenheid en kiesheid nageleefd hebben.
§ 2. De lijst van de erebedrijfsrevisoren wordt gepubliceerd op de website van het Instituut.
§ 3. Bij niet-naleving van de regels van waardigheid, rechtschapenheid of kiesheid of wanneer niet langer voldaan is aan de toekenningsvoorwaarden van de titel van erebedrijfsrevisor, kan de Raad, na raadpleging van of op verzoek van het College, de toestemming tot het voeren van de eretitel intrekken. De belanghebbende beschikt over een termijn van een maand nadat de beslissing van de intrekking hem ter kennis werd gebracht om beroep in te dienen bij het College.
§ 4. De Raad kan het voeren van de titel van erevoorzitter toekennen aan een gewezen voorzitter van het Instituut, na het beëindigen van diens mandaat.
In voorkomend geval zijn de bepalingen hernomen in paragraaf 3 van toepassing.
HOOFDSTUK 4. - Algemene vergadering
Art.6.[1 § 1. De gewone algemene vergadering komt jaarlijks bijeen in de loop van de tweede helft van de maand april na bijeenroeping door de Raad.
De leden van de algemene vergadering kiezen om deel te nemen aan de algemene vergadering hetzij fysiek, hetzij op afstand door middel van een door het Instituut ter beschikking gesteld elektronisch communicatiemiddel.
De voorzitter, de ondervoorzitter, de secretarissen van de Raad en de stemopnemers die eveneens deelnemen aan de algemene vergadering, zijn echter fysiek aanwezig op de algemene vergadering.
§ 2. In afwijking van het houden van een hybride vergadering bedoeld in paragraaf 1, kan de Raad beslissen tot:
1° het houden van de algemene vergadering uitsluitend in fysieke aanwezigheid, of
2° het houden van de algemene vergadering uitsluitend op afstand in geval van overmacht die een fysieke deelname aan de algemene vergadering verhindert, of
3° onverminderd artikel 67, eerste lid, van de wet, het uitstel van de algemene vergadering. In het geval dat dit uitstel meer dan zes maanden bedraagt, wordt de algemene vergadering uitsluitend op afstand gehouden.
§ 3. Het Instituut controleert de hoedanigheid en de identiteit van de bedrijfsrevisor die deelneemt aan de algemene vergadering op afstand aan de hand van het gebruikte elektronisch communicatiemiddel.
De secretarissen stellen een elektronisch communicatiemiddel ter beschikking dat de bedrijfsrevisoren die deelnemen aan de algemene vergadering op afstand moet toelaten om rechtstreeks en gelijktijdig kennis te nemen van de besprekingen tijdens de algemene vergadering.
Het ter beschikking gestelde elektronisch communicatiemiddel laat bovendien de bedrijfsrevisoren toe om deel te nemen aan de beraadslagingen, hun stemrecht uit te oefenen en alle vragen te stellen die zij nuttig achten.
Wanneer de algemene vergadering op hybride wijze of op afstand wordt gehouden, worden de stemmingen op afstand die gehouden worden met geheimhouding van stemmen digitaal zo georganiseerd dat de authenticiteit van de uitgebrachte stemmen kan worden gecontroleerd en de anonimiteit van de stemmer gewaarborgd blijft.
Voor wat betreft de naleving van de quorum- en meerderheidsvoorwaarden, worden de bedrijfsrevisoren die op afstand aan de algemene vergadering deelnemen geacht aanwezig te zijn op de plaats waar de algemene vergadering wordt gehouden.
§ 4. De Raad bepaalt de modaliteiten van oproeping en terbeschikkingstelling van de documenten, alsook de online stemprocedure voor de bedrijfsrevisoren die aan de algemene vergadering op afstand deelnemen.
De oproeping vermeldt de agenda, de dag en het uur van de vergadering, alsook de plaats en/of een beschrijving van de procedures met betrekking tot de deelname aan de algemene vergadering op afstand. Die procedures worden voor diegene die het recht heeft aan de algemene vergadering deel te nemen toegankelijk gemaakt op de website van het Instituut.
De notulen van de algemene vergadering vermelden de eventuele technische problemen en incidenten die de deelname langs elektronische weg aan de algemene vergadering of aan de stemming hebben belet of verstoord.
§ 5. Het Instituut als verwerkingsverantwoordelijke van persoonsgegevens, zorgt ervoor dat de vergaderingen op afstand worden georganiseerd op een manier dat de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en de veerkracht van de verrichte verwerkingen van de gegevens van de leden van de algemene vergadering die deelnemen aan de vergaderingen op afstand, wordt gegarandeerd.
In het kader van vergaderingen georganiseerd op afstand verwerkt het Instituut de volgende categorieën van persoonsgegevens:
1° de naam, de voornaam en de inloggegevens van de leden;
2° het professioneel e-mailadres van de leden.
De persoonsgegevens mogen enkel het voorwerp uitmaken van een verwerking in het kader van het houden van vergaderingen van de algemene vergadering met het oog op het kunnen deelnemen van de leden aan deze vergaderingen op afstand.
Het doeleinde van de verwerking van de gegevens door het Instituut is het identificeren van de leden van de algemene vergadering die aan een algemene vergadering op afstand deelnemen en het correcte verloop van de vergadering te verzekeren. Deze gegevens worden niet overgemaakt aan derden en worden bewaard door het Instituut zolang de betrokkene lid is van de algemene vergadering en kan worden uitgenodigd.]1
----------
(1)<KB 2023-05-01/04, art. 2, 002; Inwerkingtreding : 09-06-2023>
Art.7. Onverminderd artikel 66, vierde lid, van de wet moeten de volmachten voor de algemene vergadering, om geldig te zijn, aankomen op het Instituut, ten minste vijf kalenderdagen vóór de datum van de algemene vergadering. Zij moeten gedateerd en ondertekend zijn door de volmachtgever en dienen de identiteit van de volmachtgever, de identiteit van de gevolmachtigde en de datum van de algemene vergadering waarvoor de volmacht geldig is, te bevatten.
Art.8. De jaarrekening en de begroting geven aanleiding tot aparte stemmingen.
De stemming over de begroting slaat noodzakelijk op de gehele begroting en brengt mede dat de bijdragen zijn bepaald op de bedragen die in aanmerking werden genomen voor de opstelling van de begroting.
Binnen de perken van de goedgekeurde begroting van het voorgaand boekjaar, is de Raad ertoe gemachtigd om gedurende de eerste zes maanden van het volgend boekjaar de in artikelen 2 en 4 bedoelde bijdragen en bedragen te innen en de uitgaven te doen.
Indien de rekening of de begroting niet wordt goedgekeurd, kan de Raad de algemene vergadering ten hoogste twee maanden uitstellen.
Art.9. Overeenkomstig de artikelen 68 en 73, § 2, van de wet kiest de algemene vergadering:
1° de voorzitter van de Raad;
2° de ondervoorzitter van de Raad;
3° de twaalf leden van de Raad;
4° de commissarissen belast met de wettelijke controle van de jaarrekening.
De voorzitter van de Raad voert de titel van voorzitter van het Instituut.
De nieuwe titularissen treden onmiddellijk in functie na de algemene vergadering die hen heeft aangeduid.
Art.10. De algemene vergadering die overeenkomstig artikel 67, tweede lid, van de wet wordt samengeroepen op vraag van ten minste één vijfde van de bedrijfsrevisoren-natuurlijke personen, wordt ten laatste twee maanden na de datum van de ontvangst van de aanvraag gehouden.
De oproeping vermeldt de agenda, de plaats, de dag en het uur van de vergadering.
Art.11. De algemene vergadering kan enkel over de op haar agenda vermelde onderwerpen geldig beraadslagen.
Zij wordt voorgezeten door de voorzitter van het Instituut.
Op elke vergadering worden op voorstel van de voorzitter ten minste twee en ten hoogste tien stemopnemers aangewezen die niet mogen worden gekozen uit de Raadsleden of uit de kandidaten voor mandaten waarin de vergadering moet voorzien.
Art.12. De besluiten van de algemene vergadering worden opgenomen in de notulen die worden ondertekend door de voorzitter, de secretarissen en twee stemopnemers.
De notulen van de algemene vergaderingen worden bewaard op de zetel van het Instituut. Op vraag van de bedrijfsrevisoren worden ze hen meegedeeld.
De voorzitter van het Instituut beslist over de uitreiking van uittreksels die bestemd zijn voor personen die geen bedrijfsrevisor zijn en ondertekent ze.
Art.13. De besluiten van de algemene vergadering worden bij handopsteken genomen, tenzij de algemene vergadering of de voorzitter van het Instituut anders beslist.
De stemming is geheim wanneer zij verkiezingen betreft.
Buiten de in het eerste en tweede lid bedoelde gevallen, kan slechts tot een geheime stemming worden overgegaan middels een schriftelijk verzoek daartoe vanwege vijftig bedrijfsrevisoren-natuurlijke personen en op voorwaarde dat dit verzoek ten minste acht kalenderdagen vóór de datum van de algemene vergadering aan het Instituut wordt gericht.
Art.14. § 1. Wanneer een algemene vergadering tot verkiezingen moet overgaan, brengt de voorzitter van het Instituut de bedrijfsrevisoren hiervan ten minste twee maanden vóór de vergadering op de hoogte met vermelding van de te begeven mandaten. Om ontvankelijk te zijn, moeten de kandidaturen uiterlijk één maand vóór de vergadering bij de voorzitter van het Instituut toekomen en door ten minste tien bedrijfsrevisoren-natuurlijke personen worden gesteund.
§ 2. Niet verkiesbaar in de Raad zijn:
1° de bedrijfsrevisoren-natuurlijke personen die op de uiterste datum voor de indiening van de kandidaturen het beroep sedert minder dan vijf jaar uitoefenen;
2° de bedrijfsrevisorenkantoren;
3° de bedrijfsrevisoren-natuurlijke personen die, op de uiterste datum voor het indienen van de kandidaturen, hun bijdragen niet hebben betaald;
4° de bedrijfsrevisoren-natuurlijke personen tegen welke een maatregel van tijdelijke schorsing of van intrekking van de hoedanigheid van bedrijfsrevisor werd genomen, hetzij door het College overeenkomstig artikel 57 van de wet, hetzij door de Sanctiecommissie overeenkomstig artikel 59 van de wet, en waarvoor, op het ogenblik van de verkiezingen, een beroep aanhangig is, hetzij bij het Hof van Beroep te Brussel overeenkomstig artikel 121, § 1, 4bis°, van de wet van 2 augustus 2002 betreffende het toezicht op de financiële sector en de financiële diensten, hetzij bij de Raad van State;
5° de bedrijfsrevisoren-natuurlijke personen die, sedert minder dan vijf jaar vóór de datum van de algemene vergadering, het voorwerp hebben uitgemaakt van een schorsingsmaatregel van minder dan zes maanden en zij die, sedert minder dan tien jaar, een schorsing van ten minste zes maanden hebben opgelopen; de termijn begint te lopen vanaf het tijdstip dat de beslissing definitief is geworden;
6° de bedrijfsrevisoren-natuurlijke personen aan wie een schorsing of schrapping werd opgelegd door een van de tuchtinstanties opgeheven door de wet en waarvan een beroep nog hangende is op het moment van de verkiezingen.
§ 3. Indien het aantal regelmatig voorgedragen kandidaten lager ligt dan het dubbel van het aantal te begeven mandaten, kan de Raad op eigen initiatief kandidaten voordragen, mits het akkoord van deze laatsten.
Indien het aantal voorgedragen kandidaten, in voorkomend geval in toepassing van het vorige lid, gelijk is aan het aantal te begeven mandaten, worden deze kandidaten, zonder andere vormvereisten door de algemene vergadering als verkozen verklaard.
§ 4. De mandaten worden toegekend bij meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde bedrijfsrevisoren. Indien na de eerste stemronde de vereiste meerderheid niet wordt bereikt, vindt er een herstemming plaats over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben bekomen. Bij staking van stemmen wordt de deelneming aan de herstemming bepaald voorrang verlenend aan het jongste lid.
Bij de herstemming wordt diegene benoemd die de meeste stemmen heeft bekomen. Bij staking van stemmen bij de herstemming krijgt de jongste kandidaat de voorkeur.
HOOFDSTUK 5. - Raad
Art.15. § 1. De Raad kan, in voorkomend geval binnen de door hem vastgestelde voorwaarden, de volgende taken aan het Uitvoerend Comité bedoeld in artikel 69, § 4, van de wet, delegeren:
1° in de gevallen bedoeld in artikel 9 van de wet, de hoedanigheid van bedrijfsrevisor intrekken krachtens de in artikel 41 van de wet bedoelde delegatie;
2° het houden en het volledig en tijdig bijwerken van het openbaar register overeenkomstig artikel 10 van de wet en het koninklijk besluit van 21 juli 2017 betreffende de toekenning van de hoedanigheid van bedrijfsrevisor alsook de inschrijving en registratie in het openbaar register van de bedrijfsrevisoren;
3° verzekeren van de publieke toegankelijkheid van de vereiste gegevens opgeslagen in het openbaar register, overeenkomstig artikel 10, § 4, van de wet;
4° het personeel van het Instituut aanwerven of ontslaan en hun bezoldigingen vaststellen;
5° uitvoeren van alle door de Raad toegestane betalingen.
§ 2. Overeenkomstig artikel 41 van de wet stelt het Uitvoerend Comité het College in kennis van de beslissingen tot toekenning en intrekking van de hoedanigheid van bedrijfsrevisor.
Art.16.[1 § 1. De Raad komt bijeen op uitnodiging van de voorzitter, telkens het belang van het Instituut het vereist en ten minste achtmaal per jaar. De oproeping vermeldt de agenda en is vergezeld van de vereiste documenten. Behoudens hoogdringendheid wordt de oproeping ten minste acht kalenderdagen vóór de vergadering verzonden, in voorkomend geval elektronisch.
De leden van de Raad kiezen om deel te nemen aan de vergadering van de Raad hetzij fysiek, hetzij op afstand door middel van een door het Instituut ter beschikking gesteld elektronisch communicatiemiddel.
§ 2. In afwijking van paragraaf 1, wordt de vergadering van de Raad uitsluitend fysiek gehouden in de volgende gevallen:
1° op verzoek van de voorzitter en/of de ondervoorzitter van de Raad;
2° op verzoek van een meerderheid van de leden van de Raad. Dit verzoek wordt bij de voorzitter en/of de ondervoorzitter van de Raad ingediend en dient niet gemotiveerd te zijn.
§ 3. In afwijking van paragraaf 1, kan bij hoogdringendheid de voorzitter van de Raad, een vergadering van de Raad bijeenroepen die uitsluitend op afstand plaatsvindt.
In dat geval wordt de uitnodiging ten minste vierentwintig uur vóór de vergadering verzonden, in voorkomend geval elektronisch.
De krachtens deze paragraaf geïmplementeerde besluitvormingsprocedure mag in geen geval betrekking hebben op het vaststellen van de jaarrekening van het Instituut.
§ 4. Het ter beschikking gestelde elektronisch communicatiemiddel laat de leden, die op afstand deelnemen aan de vergadering van de Raad, toe om rechtstreeks en gelijktijdig kennis te nemen van de besprekingen tijdens de vergadering van de Raad, om deel te nemen aan de beraadslagingen, om hun stemrecht uit te oefenen en om alle vragen te stellen die zij nuttig achten.
De notulen van de vergadering van de Raad vermelden de eventuele technische problemen en incidenten die de deelname, langs elektronische weg, aan deze vergadering of aan de stemming hebben belet of verstoord.
§ 5. Het Instituut als verwerkingsverantwoordelijke van persoonsgegevens, zorgt ervoor dat de vergaderingen op afstand worden georganiseerd op een manier dat de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en de veerkracht van de verrichte verwerkingen van de gegevens van de leden van de Raad die deelnemen aan de vergaderingen op afstand, wordt gegarandeerd.
In het kader van vergaderingen georganiseerd op afstand verwerkt het Instituut de volgende categorieën van persoonsgegevens:
1° de naam, de voornaam en de inloggegevens van de leden;
2° het professioneel e-mailadres van de leden.
De persoonsgegevens mogen enkel het voorwerp uitmaken van een verwerking in het kader van het houden van vergaderingen van de Raad met het oog op het kunnen deelnemen van de leden aan deze vergaderingen op afstand.
Het doeleinde van de verwerking van de gegevens door het Instituut is het identificeren van de leden van de Raad die aan een vergadering van de Raad op afstand deelnemen en het correcte verloop van de vergadering te verzekeren. Deze gegevens worden niet overgemaakt aan derden en worden bewaard door het Instituut zolang de betrokkene lid is van de Raad en kan worden uitgenodigd.]1
----------
(1)<KB 2023-05-01/04, art. 3, 002; Inwerkingtreding : 09-06-2023>
Art.17. De voorzitter roept de Raad bijeen wanneer ten minste vier leden schriftelijk erom verzoeken. Het verzoek vermeldt het onderwerp dat op de agenda moet worden geplaatst. De vergadering vindt plaats ten laatste tien kalenderdagen na het indienen van het verzoek.
Art.18. Onverminderd artikel 27 worden de vergaderingen van de Raad voorgezeten door de voorzitter van het Instituut.
Art.19. De Raad kan slechts geldig beraadslagen wanneer ten minste zeven van zijn leden aanwezig zijn. Volmachten zijn niet toegestaan.
Drie leden kunnen vragen dat een vraag wordt overgedragen naar een volgende vergadering. Aan deze vraag kan slechts voorbijgegaan worden mits akkoord van ten minste zes aanwezige leden.
Art.20. De beraadslagingen van de Raad worden opgenomen in notulen, die in ontwerp aan de Raadsleden worden toegestuurd en hen tijdens de volgende vergadering, ter goedkeuring worden voorgelegd.
De goedgekeurde notulen worden door de voorzitter en door ten minste één secretaris ondertekend; zij worden op de zetel van het Instituut bewaard.
Art.21. De Raad mag in zijn midden alle door hem nuttig geachte comités oprichten. Hij stelt de bevoegdheden ervan vast. De voorzitter en de ondervoorzitter van de Raad zijn van ambtswege lid van elk comité.
De Raad mag eveneens permanente commissies, technische werkgroepen of cellen oprichten die hij nodig acht tot verwezenlijking van het doel van het Instituut. De Raad kan personen extern aan het Instituut vragen hieraan deel te nemen. De comités, commissies, technische werkgroepen en cellen leggen hun besluiten voor aan de Raad.
Art.22. De Raad benoemt de vier bedrijfsrevisoren die zetelen in de raadgevende vergadering voor het publiek toezicht op het beroep van de bedrijfsrevisoren bedoeld in artikel 63 van de wet.
De voorzitter en de ondervoorzitter van het Instituut worden van ambtswege benoemd.
Art.23. § 1. De eventuele vergoedingsmodaliteiten of presentiegelden die verband houden met de deelneming aan de comités, commissies, werkgroepen en cellen worden door de Raad bepaald binnen de grenzen van de door de algemene vergadering vastgestelde begroting.
§ 2. De Raad kan toestaan dat aan zijn leden en aan de leden van de comités, commissies en werkgroepen worden terugbetaald:
1° de reis- en andere kosten die zij maken om de regelmatig samengeroepen vergaderingen van de Raad, van een comité, commissie of werkgroep bij te wonen of om de opdrachten te vervullen, die hen door de Raad of met zijn instemming zijn toevertrouwd;
2° de door hen en met het akkoord van de Raad in het belang van het Instituut gedane uitgaven.
§ 3. De Raad kan, binnen de grenzen van de begroting goedgekeurd door de algemene vergadering, de functie- en de kostenvergoedingen van de voorzitter en de ondervoorzitter vastleggen, alsook van andere personen belast met specifieke functies.
Art.24.[1 § 1. Het Uitvoerend Comité bestaat ten minste uit de voorzitter en de ondervoorzitter van het Instituut.
De leden van het Uitvoerend Comité kiezen om deel te nemen aan de vergadering van het Uitvoerend Comité hetzij fysiek, hetzij op afstand door middel van een door het Instituut ter beschikking gesteld elektronisch communicatiemiddel.
§ 2. In afwijking van paragraaf 1 wordt de vergadering van het Uitvoerend Comité uitsluitend fysiek gehouden op verzoek van de voorzitter en/of ondervoorzitter van het Instituut.
Telkens wanneer de Raad vergadert, brengt het Uitvoerend Comité of de voorzitter verslag uit over het bestuur. De notulen van het Uitvoerend Comité worden aan de leden van de Raad overgemaakt.
§ 3. Het ter beschikking gestelde elektronische communicatiemiddel laat de leden, die op afstand deelnemen aan de vergadering van het Uitvoerend Comité, toe om rechtstreeks en gelijktijdig kennis te nemen van de besprekingen tijdens de vergadering van het Uitvoerend Comité, om deel te nemen aan de beraadslagingen en om alle vragen te stellen die zij nuttig achten.
De notulen van de vergadering van het Uitvoerend Comité vermelden de eventuele technische problemen en incidenten die de deelname, langs elektronische weg, aan deze vergadering of aan de stemming hebben belet of verstoord.
§ 4. Het Instituut als verwerkingsverantwoordelijke van persoonsgegevens, zorgt ervoor dat de vergaderingen op afstand worden georganiseerd op een manier dat de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en de veerkracht van de verrichte verwerkingen van de gegevens van de leden van het Uitvoerend Comité die deelnemen aan de vergaderingen op afstand, wordt gegarandeerd.
In het kader van vergaderingen georganiseerd op afstand verwerkt het Instituut de volgende categorieën van persoonsgegevens:
1° de naam, de voornaam en de inloggegevens van de leden;
2° het professioneel e-mailadres van de leden.
De persoonsgegevens mogen enkel het voorwerp uitmaken van een verwerking in het kader van het houden van vergaderingen van het Uitvoerend Comité met het oog op het kunnen deelnemen van de leden aan deze vergaderingen op afstand.
Het doeleinde van de verwerking van de gegevens door het Instituut is het identificeren van de leden van het Uitvoerend Comité die aan een vergadering van het Uitvoerend Comité op afstand deelnemen en het correcte verloop van de vergadering te verzekeren. Deze gegevens worden niet overgemaakt aan derden en worden bewaard door het Instituut zolang de betrokkene lid is van het Uitvoerend Comité en kan worden uitgenodigd.]1
----------
(1)<KB 2023-05-01/04, art. 4, 002; Inwerkingtreding : 09-06-2023>
Art.25. Onverminderd de artikelen 12, 20, en 27 en de ondertekeningsmachtiging waartoe de Raad zou beslissen, moeten alle stukken die van het Instituut uitgaan, om het Instituut te verbinden, getekend zijn door de voorzitter of door de ondervoorzitter van het Instituut.
Art.26. § 1. Het ontslag van een lid van de Raad is slechts geldig ingediend wanneer het schriftelijk aan de voorzitter van het Instituut is gericht.
§ 2. De jaarlijkse algemene vergadering voorziet in de vacatures. Wanneer meer dan twee mandaten zijn opengevallen, moet de Raad, ten laatste twee maanden na het vacant worden van het derde mandaat, een algemene vergadering samenroepen teneinde tot de verkiezing van de nieuwe leden over te gaan.
HOOFDSTUK 6. - Functies van de voorzitter, de ondervoorzitter, de secretaris en de penningmeester
Art.27. In geval van afwezigheid of verhindering van de voorzitter worden zijn functies uitgeoefend door de ondervoorzitter of, bij gebreke daaraan, door het raadslid met de grootste anciënniteit binnen de Raad, dat zelf niet afwezig of verhinderd is.
Art.28. De secretarissen houden toezicht op de organisatie en de werking van het secretariaat, op het houden en bijwerken van het openbaar register, alsook op het bewaren van het archief. Zij zijn belast met het secretariaat van de algemene vergadering. Zij bereiden de algemene vergaderingen en de vergaderingen van de Raad voor, evenals de erop betrekking hebbende notulen.
Art.29. De penningmeester is de bewaarder van alle roerende goederen van het Instituut. Hij zorgt voor het innen van de bijdragen en van alle aan het Instituut verschuldigde sommen en geeft kwijting.
Onverminderd gelijkaardige bevoegdheden toegekend aan de leden van het Uitvoerend Comité krachtens artikel 15, § 1, 5°, voert hij alle door de Raad of het Uitvoerend Comité toegestane betalingen uit.
Hij stelt het ontwerp van jaarrekening en het ontwerp van begroting op en legt deze voor aan de Raad.
Op het einde van elk trimester legt hij aan de Raad een overzicht van de financiële toestand voor, vergezeld van een staat van de uitvoering van de begroting.
HOOFDSTUK 7. - Jaarrekening en begroting
Art.30. § 1. De Raad stelt de inhoud van het rekeningenstelsel vast en bepaalt de waarderingsregels, met naleving van de bepalingen van het koninklijk besluit van 19 december 2003 betreffende de boekhoudkundige verplichtingen en de openbaarmaking van de jaarrekening van bepaalde verenigingen zonder winstoogmerk, internationale verenigingen zonder winstoogmerk en stichtingen.
§ 2. Ten laatste zes weken voor de algemene vergadering legt de penningmeester aan de Raad voor :
1° een ontwerp van jaarrekening van het Instituut afgesloten op 31 december;
2° een ontwerp van begroting voor het nieuwe jaar.
§ 3. De Raad stelt de jaarrekening die een getrouw beeld geeft van het vermogen, de financiële toestand en de resultaten van het Instituut over het afgelopen jaar, vast.
Deze wordt opgesteld overeenkomstig de bepalingen van het koninklijk besluit van 19 december 2003 betreffende de boekhoudkundige verplichtingen en de openbaarmaking van de jaarrekening van bepaalde verenigingen zonder winstoogmerk, internationale verenigingen zonder winstoogmerk en stichtingen.
§ 4. De Raad legt de jaarrekening uiterlijk één maand vóór de datum vastgesteld voor de algemene vergadering voorgeschreven bij artikel 6 ter verificatie aan de commissarissen voor, die hun verslag ten laatste vijftien kalenderdagen vóór de vergadering moeten voorleggen.
§ 5. De jaarrekening en het verslag van de commissarissen evenals het ontwerp van begroting worden bij de oproeping tot de algemene vergadering gevoegd op de wijze bepaald door de Raad overeenkomstig artikel 6.
HOOFDSTUK 8. - Mededeling door de bedrijfsrevisoren en de geregistreerde auditkantoren
Art.31. De Raad kan de bedrijfsrevisoren en de geregistreerde auditkantoren verzoeken om voorlegging van alle informatie die hij nodig acht binnen de door de wet aan het Instituut toevertrouwde opdrachten of in het kader van een verzoek vanwege het College.
De bedrijfsrevisoren die één of meerdere commissarismandaten in een organisatie van openbaar belang uitoefenen, delen jaarlijks aan het Instituut de hyperlink mee naar het deel van de website waar de in artikel 23 van de wet bedoelde informatie is bekendgemaakt.
De Raad bepaalt de vorm, de inhoud en de periodiciteit van de informatie bedoeld in het eerste en tweede lid.
De bedrijfsrevisoren-natuurlijke personen die hun activiteiten uitvoeren middels een bedrijfsrevisorenkantoor, zijn vrijgesteld van de verplichtingen bedoeld in het eerste en tweede lid wanneer zij hun gehele beroepsactiviteit in dit kantoor hebben ingebracht.
HOOFDSTUK 9. - Mededelingsmodaliteiten
Art.32. § 1. De mededelingen met een individuele draagwijdte tussen het Instituut en een bedrijfsrevisor, evenals de mededelingen tussen een bedrijfsrevisor en het Instituut, gebeuren per post met ontvangstbewijs, met inbegrip van e-mail, zending per drager, aangetekende brief of bij deurwaardersexploot. Bij gebreke daaraan worden de termijnen voorzien in de wet of haar uitvoeringsbesluiten geacht nog niet te zijn beginnen lopen, en/of de mededeling zal door zijn bestemmeling kunnen worden beschouwd als niet gebeurd zijnde. De mededelingen gebeuren steeds in de taal waarin de bedrijfsrevisor in het openbaar register is ingeschreven.
§ 2. De mededelingen van het Instituut met een algemene draagwijdte ten aanzien van de bedrijfsrevisoren gebeuren in de door de Raad vastgestelde vorm.
HOOFDSTUK 10. - Terechtwijzing
Art.33. § 1. Onverminderd andere strengere wettelijke of reglementaire bepalingen wordt, overeenkomstig artikel 81 van de wet, een terechtwijzing door de Raad gericht aan elke bedrijfsrevisor die nalaat om alle of een deel van de bijdragen te betalen, om de documenten tot vaststelling van de bijdragen over te leggen, om de inlichtingen of de documenten mee te delen die hij aan het Instituut moet meedelen voor de uitvoering van de krachtens artikel 41 van de wet aan het Instituut gedelegeerde taken, om de inlichtingen of de documenten mee te delen die hij aan het College moet meedelen wanneer het College de inzameling van die inlichtingen of documenten aan het Instituut heeft toevertrouwd.
§ 2. De hoedanigheid van bedrijfsrevisor wordt door de Raad ingetrokken in de gevallen bedoeld in artikel 9, § 1, 1°, van de wet.
HOOFDSTUK 11. - Normen en aanbevelingen
Art.34. De normen en aanbevelingen zoals bedoeld in artikel 31 van de wet, evenals hun bijwerkingen, worden openbaar gemaakt op de website van het Instituut, alwaar het publiek hiervan inzage kan nemen; zij worden tevens per post overgemaakt aan de Hoge Raad.
HOOFDSTUK 12. - Slotbepalingen
Art.35. Het koninklijk besluit van 7 juni 2007 tot vaststelling van het huishoudelijk reglement van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren wordt opgeheven.
Art. 36. De minister bevoegd voor Economie is belast met de uitvoering van dit besluit.