6 NOVEMBER 2018. - Besluit van de secretaris-generaal van het departement Omgeving houdende delegatie van sommige bevoegdheden inzake Omgeving aan personeelsleden van het departement Omgeving
HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen
Art. 1-6
HOOFDSTUK 2. - Delegatie inzake interne organisatie en personeelsmanagement
Art. 7-8
HOOFDSTUK 3. - Delegatie overheidsopdrachten inzake uitrusting en goede werking van de afdeling
Art. 9
HOOFDSTUK 4. - Delegatie overheidsopdrachten en opdrachten in het kader van een raamovereenkomst
Art. 10-11
HOOFDSTUK 5. - Delegatie inzake het ondertekenen van de briefwisseling
Art. 12-13
HOOFDSTUK 6. - Mogelijkheid tot subdelegatie
Art. 14-15
HOOFDSTUK 7. - Regeling bij vervanging
Art. 16
HOOFDSTUK 8. - Gebruik van delegaties en verantwoording
Art. 17-21
HOOFDSTUK 9. - Delegatie aan de verantwoordelijke juridische aangelegenheden inzake rechtsgedingen
Art. 22
HOOFDSTUK 10. - Slotbepalingen
Art. 23-24
HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen
Artikel 1. Dit besluit is van toepassing op het Departement Omgeving, hierna het departement te noemen.
Art.2. Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder:
1° de minister: het bevoegde lid van de Vlaamse Regering;
2° de secretaris-generaal: het personeelslid dat belast is met de leiding van het departement;
3° afdelingshoofd: het personeelslid dat belast is met de leiding van de afdeling, vermeld in het besluit van de secretaris-generaal van 1 april 2017 houdende vaststelling van de organisatiestructuur van het Departement Omgeving;
4° verantwoordelijke juridische aangelegenheden: het personeelslid of de personeelsleden die nominatief worden belast met de bepalingen van artikel 21 van dit besluit;
5° uitvoeringsagenda:
5.1 Het goedgekeurde ondernemingsplan geldt tevens als uitvoeringsagenda voor de diverse onderdelen, behalve voor deze bepaald in art 2. § 5.2. In de beslissing van de directieraad over het ondernemingsplan wordt verduidelijkt welke uitvoeringsagenda's hiermee tevens zijn goedgekeurd.
5.2. De niet in het ondernemingsplan opgenomen uitvoeringsagenda's die, na advies van de directieraad, door de secretaris-generaal, in principe samen met het ondernemingsplan, worden gevalideerd:
- De onderzoeksagenda
- Het ICT-jaarplan
- Het Omgevingsloket
- De Databank Ondergrond Vlaanderen (DOV)
- De projectjaarplannen van de departementale projecten
- Andere door de directieraad te bepalen uitvoeringsagenda's
6° briefwisseling: alle digitale en papieren communicatie.
Art.3. De beslissingsbevoegdheden die krachtens dit besluit worden gedelegeerd, worden uitgeoefend binnen de perken en met inachtneming van de voorwaarden en maatregelen die zijn vastgelegd in de bepalingen van de relevante wetten, decreten, besluiten, omzendbrieven, dienstorders en andere vormen van reglementeringen, instructies, richtlijnen en beslissingen.
De beslissingsbevoegdheden die krachtens dit besluit worden gedelegeerd, kunnen alleen uitgeoefend worden binnen de beschikbare kredieten, celkredieten en middelen die onder het beheer van de betrokken afdeling ressorteren.
Art.4. Voor de gedelegeerde beslissingsbevoegdheden strekt de delegatie zich uit tot:
1° de voorbereidende beslissingen en de uitvoering ervan;
2° de beslissingen van ondergeschikt belang of aanvullende aard die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de bevoegdheid of er inherent deel van uitmaken;
3° het sluiten van overeenkomsten.
Art.5. Ingeval het gebruik van de delegaties die krachtens dit besluit worden verleend, gepaard gaat met het gunnen van een overheidsopdracht, gelden de bepalingen van hoofdstuk 3 en 4.
Art.6. De bedragen, vermeld in dit besluit, zijn exclusief de belasting op de toegevoegde waarde.
HOOFDSTUK 2. - Delegatie inzake interne organisatie en personeelsmanagement
Art.7. § 1. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor het goed functioneren van zijn afdeling en het realiseren van de beleids- en organisatiedoelstellingen via samenwerking binnen en buiten zijn afdeling.
§ 2. Binnen de door de secretaris-generaal uitgestippelde beleidslijnen heeft het afdelingshoofd delegatie om de beslissingen te nemen in verband met de organisatie en de verdeling van de werkzaamheden en het goed functioneren van zijn of haar afdeling met inbegrip van het management van de toegewezen processen en projecten.
Art.8. Inzake personeelsmanagement heeft het afdelingshoofd delegatie om de beslissingen te nemen in verband met:
1° de indienstneming van personeelsleden, na goedkeuring van de vacature en de functiebeschrijving door de secretaris-generaal;
2° de toewijzing van de functie aan de personeelsleden, inclusief de standplaatsbepaling en standplaatswijziging;
3° het toestaan van de verloven en dienstvrijstellingen die in het Vlaams personeelsstatuut zijn opgenomen, behoudens de verloven waarvoor het Vlaams personeelsstatuut bepaalt dat ze door de minister worden toegestaan.
HOOFDSTUK 3. - Delegatie overheidsopdrachten inzake uitrusting en goede werking van de afdeling
Art.9. § 1. Het afdelingshoofd heeft delegatie om overheidsopdrachten inzake uitrusting en goede werking van de afdeling goed te keuren voor zover zij het bedrag van 5.000 euro niet te boven gaan, met een jaarlijks plafond van 50.000 euro.
§ 2. Het afdelingshoofd heeft delegatie om aanvragen van buitenlandse zendingen goed te keuren tot het bedrag van 2.000 euro per zending.
HOOFDSTUK 4. - Delegatie overheidsopdrachten en opdrachten in het kader van een raamovereenkomst
Art.10. § 1. Het afdelingshoofd heeft delegatie om overheidsopdrachten en opdrachten in het kader van een raamovereenkomst te plaatsen, die in een uitvoeringsagenda zijn opgenomen, voor zover zij het bedrag van 85.000 euro per opdracht, conform de laagste drempel van adviesvragen aan Inspectie van Financiën, niet te boven gaan.
§ 2. Het afdelingshoofd heeft delegatie om overheidsopdrachten en opdrachten in het kader van een raamovereenkomst te plaatsen, die niet in een uitvoeringsagenda zijn opgenomen, voor zover zij het bedrag van 30.000 euro per opdracht, conform de drempel van aanvaarde factuur, niet te boven gaan.
§ 3. Alle opdrachten die betrekking hebben op onderzoek zoals gedefinieerd in het kader van de departementale onderzoeksagenda, worden voorgelegd aan het Vlaams Planbureau voor Omgeving.
Art.11. § 1. Het afdelingshoofd neemt in toepassing van artikel 9 en 10 de beslissingen met betrekking tot het aangaan van verbintenissen, het nemen van vastleggingen, het goedkeuren van verplichtingen, uitgaven en betalingen, het vaststellen van vorderingen en het verkrijgen van ontvangsten en inkomsten.
§ 2. Met betrekking tot de niet aan het afdelingshoofd gedelegeerde aangelegenheden, waarvoor de beslissing bij de Vlaamse Regering, de minister, de secretaris-generaal of een ander orgaan berust, heeft het afdelingshoofd delegatie voor de administratieve beslissingen en handelingen die, in het kader van de ontvangsten- en uitgavencyclus, noodzakelijk zijn voor de voorbereiding en de uitvoering van de beslissing van de Vlaamse Regering, de minister, de secretaris-generaal of het andere orgaan met inbegrip tot ontvangsten. Het gaat over het nemen van vastleggingen, het goedkeuren van verplichtingen, uitgaven en betalingen, het vaststellen van vorderingen en het verkrijgen van ontvangsten en inkomsten.
Het afdelingshoofd kan de bepalingen in artikel 9, 10 en 11 verder delegeren binnen de afdeling.
HOOFDSTUK 5. - Delegatie inzake het ondertekenen van de briefwisseling
Art.12. § 1. Het afdelingshoofd heeft delegatie voor:
1° antwoorden op vragen vanuit het kabinet, uitgezonderd de vragen die van strategische aard of afdeling overschrijdend zijn;
2° de ondertekening van de briefwisseling van zijn of haar subentiteit met andere diensten van de Vlaamse overheid en met derden;
3° gewone en aangetekende zendingen, geadresseerd aan de subentiteit in ontvangst te nemen, met uitzondering van dagvaardingen, betekend aan de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaamse Gewest;
4° uittreksel en afschriften van documenten die verband houden met de taken van zijn of haar subentiteit eensluidend te verklaren en af te geven;
5° het nemen van beslissingen aangaande aanvragen tot openbaarmaking gericht aan de afdeling op basis van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur en de omzendbrief VR/2006/26 van 1 december 2006.
§ 2. In afwijking van paragraaf 1 worden de volgende categorieën van brief en informatiewisseling, alvorens aan de bestemmeling te worden verzonden, door de secretaris-generaal ondertekend:
1° antwoorden op vragen om uitleg, interpellaties, actuele en schriftelijke parlementaire vragen;
2° briefwisseling van strategisch beleidsmatige aard, met inbegrip van de in artikel 12, § 1, 5°, bedoelde beslissingen over aanvragen tot openbaarmaking voor zover het voorwerp van de aanvraag een dossier betreft met hoog maatschappelijk belang.
3° antwoorden op vragen vanuit het kabinet voor zover ze van strategische aard of afdeling overschrijdend zijn;
4° andere briefwisseling die het niveau van individuele dossiers overstijgt, tenzij die een louter informatief karakter heeft;
5° briefwisseling aan de Raad van State, de Inspectie van Financiën en het Rekenhof.
Art.13. De secretaris-generaal kan, bij eenvoudige beslissing, instructies uitvaardigen die ertoe strekken:
1° bepaalde categorieën van briefwisseling aan zijn voorafgaand visum of handtekening te onderwerpen;
2° briefwisseling betreffende bepaalde individuele dossiers aan zijn voorafgaand visum te onderwerpen.
HOOFDSTUK 6. - Mogelijkheid tot subdelegatie
Art.14. Met het oog op een doeltreffende en efficiënte interne organisatie kan het afdelingshoofd de in dit besluit gedelegeerde aangelegenheden in artikel 12, § 1, 1° tot en met 4°, verder subdelegeren aan personeelsleden van zijn of haar subentiteit, tot op het meest functionele niveau.
Deze mogelijkheid tot subdelegatie is van toepassing op de gedelegeerde bevoegdheid, vermeld in artikel 12, § 1, 5° mits een in het delegatiebesluit opgenomen garantie inzake eenvormige benadering en het voorkomen van meerdere niet afgestemde antwoorden.
Art.15. De subdelegaties worden vastgesteld in een besluit van het afdelingshoofd. De secretaris-generaal en het team Personeel en Organisatie binnen de afdeling SID worden hiervan onmiddellijk op de hoogte gebracht en ontvangen een afschrift van het besluit.
HOOFDSTUK 7. - Regeling bij vervanging
Art.16. § 1. De aan de afdelingshoofden verleende delegaties gelden ook voor het personeelslid dat vervangt bij tijdelijke afwezigheid of verhindering. De vervanging dient aan de secretaris-generaal gemeld te worden.
Bij tijdelijke afwezigheid of verhindering van een afdelingshoofd plaatst het betrokken personeelslid, boven de vermelding van zijn/haar graad en zijn/haar handtekening, de formule "voor het afdelingshoofd, afwezig".
§ 2. De secretaris-generaal kan steeds een personeelslid aanduiden om de bevoegdheden die bij dit besluit zijn gedelegeerd aan het afdelingshoofd uit te oefenen in het geval het afdelingshoofd zelf geen vervanger heeft aangeduid.
HOOFDSTUK 8. - Gebruik van delegaties en verantwoording
Art.17. Het afdelingshoofd, alsook de personeelsleden aan wie ingevolge artikel 14 beslissingsbevoegdheden werden gesubdelegeerd, nemen de nodige zorgvuldigheid in acht bij het gebruik van de verleende delegaties.
Het gebruik van de verleende delegaties kan door de secretaris-generaal nader worden geregeld bij eenvoudige beslissing die wordt verspreid onder de vorm een dienstorder of nota.
Art.18. Het afdelingshoofd organiseert het systeem van interne controle op zodanige wijze dat de verleende delegaties op een adequate wijze worden gebruikt en misbruiken worden vermeden.
Art.19. Het afdelingshoofd is ten aanzien van de secretaris-generaal verantwoordelijk voor het verantwoord gebruik van de verleende delegaties. Die verantwoordelijkheid betreft eveneens de aangelegenheden waarvoor de beslissingsbevoegdheid door het afdelingshoofd werd gesubdelegeerd aan andere personeelsleden.
Art.20. Over het gebruik van de verleende delegaties en subdelegaties wordt op vraag van de secretaris-generaal verantwoording afgelegd door het afdelingshoofd.
Art.21. De secretaris-generaal kan bij eenvoudige beslissing, de verleende delegaties, geheel of gedeeltelijk opheffen. In voorkomend geval worden de beslissingen betreffende de aangelegenheden waarvoor de delegatie tijdelijk werd opgeheven, genomen door de secretaris-generaal.
HOOFDSTUK 9. - Delegatie aan de verantwoordelijke juridische aangelegenheden inzake rechtsgedingen
Art.22. De verantwoordelijke juridische aangelegenheden heeft inzake rechtsbijstand delegatie om:
1° advocaten aan te stellen;
2° rechtsgedingen te voeren namens de Vlaamse Regering als eiser, verweerder of tussenkomende partij, voor de hoven en rechtbanken, de administratieve rechtscolleges en het Rekenhof, met uitzondering van de rechtsgedingen voor het Grondwettelijk Hof.
Deze delegatie omvat het nemen van de beslissingen over:
a) het instellen van rechtsgedingen;
b) het verrichten van alle noodzakelijke proceshandelingen;
c) het berusten in een vonnis of arrest, of het instellen van rechtsmiddelen ertegen, met uitzondering van het instellen van een hoger beroep of een voorziening in cassatie;
d) de afstand van geding.
3° dadingen, minnelijke schikkingen en schulderkenningen aan te gaan, als het bedrag van de uitgaven die eruit voortvloeien 85.000 euro niet overschrijdt;
4° overeenkomsten tot arbitrage te sluiten, voor zover, als het een in geld waardeerbaar geschil betreft, de waarde van het geschil 85.000 euro in hoofdsom niet overschrijdt;
5° af te zien van een vordering voor zover het geschil maximaal 85.000 euro bedraagt in hoofdsom, verhoogd met de verwijlintresten
6° De schuldverklaringen, kostenstaten, kredietnota's en uitgaven die verbonden zijn aan de tussenkomst van een advocaat of de uitvoering van vonnissen, arresten, dadingen, minnelijke schikkingen, schulderkenningen en arbitrageprocedures, goed te keuren of voor "waar en echt" te verklaren op basis van de geleverde prestaties.
HOOFDSTUK 10. - Slotbepalingen
Art.23. Het besluit van de secretaris-generaal van het departement Omgeving van 1 april 2017 houdende delegatie van sommige bevoegdheden inzake Omgeving aan personeelsleden van het Departement Omgeving wordt opgeheven.
Art. 24. Dit besluit treedt in werking op datum van ondertekening.