1 APRIL 2012. - Besluit van het waarnemend afdelingshoofd houdende subdelegatie van sommige bevoegdheden inzake algemene werking van de afdeling Interne Ondersteuning van het Agentschap voor Facilitair Management
HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen
Art. 1-4
HOOFDSTUK 2. - Delegatie inzake de uitvoering van de begroting
Art. 5
HOOFDSTUK 3. - Delegatie inzake Interne Organisatie en personeelsmanagement
Art. 6-8
HOOFDSTUK 4. - Delegatie inzake overheidsopdrachten
Art. 9
HOOFDSTUK 5. - Gebruik van de delegaties en verantwoording
Art. 10-14
HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen
Artikel 1. § 1. Dit besluit is van toepassing op de afdeling Interne Ondersteuning van het Agentschap voor Facilitair Management.
§ 2. De in § 1 vermelde afdeling Interne Ondersteuning bestaat uit de volgende teams :
1° Personeelsbeheer;
2° ICT & Facility;
3° Financiën;
4° Communicatie.
Art.2. Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder :
1° Administrateur-generaal : de Administrateur-generaal van het Agentschap voor Facilitair Management;
2° Waarnemend afdelingshoofd : de ambtenaar die belast is met de leiding van de in artikel 1 bedoelde afdeling;
3° Teamhoofd : het personeelslid dat door het waarnemend afdelingshoofd belast is met de leiding van een team van de in artikel 1 bedoelde afdeling.
Art.3. § 1. De bij dit besluit gedelegeerde beslissingsbevoegdheden worden uitgeoefend binnen de grenzen en met inachtneming van de voorwaarden en modaliteiten die zijn vastgelegd in de relevante wetten, decreten, besluiten, omzendbrieven, dienstorders en andere vormen van reglementeringen, richtlijnen en beslissingen, alsook van de desbetreffende beheersovereenkomst.
§ 2. De bij dit besluit gedelegeerde bevoegdheden worden verleend aan :
1° het teamhoofd Personeelsbeheer;
2° het teamhoofd ICT en facility;
§ 3. De bij dit besluit verleende delegaties worden tevens verleend aan het personeelslid dat de delegatiehouder bij tijdelijke afwezigheid of verhindering vervangt. In dit geval plaatst het vervangende personeelslid, boven de vermelding van zijn graad en zijn handtekening, de formule "Voor afwezig" (voornaam en naam van de delegatiehouder met zijn graadbenaming),
§ 4. De gemachtigde personeelsleden kunnen, ieder wat hem of haar betreft, de bij dit besluit gedelegeerde bevoegdheden enkel uitoefenen inzake aangelegenheden die tot de taken van hun team binnen de afdeling Interne Ondersteuning behoren.
§ 5. Als in dit besluit de beslissingsbevoegdheid voor bepaalde aangelegenheden expliciet gedelegeerd wordt, strekt de delegatie zich ook uit tot :
1° de beslissingen die moeten worden genomen in het kader van de voorbereiding en de uitvoering van de in § 4 bedoelde aangelegenheden;
2° de beslissingen van ondergeschikt belang of aanvullende aard die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de bevoegdheid of er inherent deel van uitmaken.
Art.4. De in dit besluit vermelde bedragen zijn bedragen, exclusief de belasting over de toegevoegde waarde.
HOOFDSTUK 2. - Delegatie inzake de uitvoering van de begroting
Art.5. § 1. De personen vermeld in artikel 3, § 2 worden aangesteld in de hoedanigheid van inhoudelijk ordonnateur.
§ 2. De inhoudelijke ordonnateurs hebben, ieder wat hem of haar betreft, delegatie om in het kader van de uitvoering van de begroting van de afdeling Interne Ondersteuning binnen de perken van de in deze begroting vastgelegde kredieten die aan hun dienst/cel zijn toegewezen, de beslissingen te nemen met betrekking tot het goedkeuren van verplichtingen en de eruit voortvloeiende uitgaven en betalingen, het vaststellen van vorderingen en het verkrijgen van ontvangsten en inkomsten.
§ 3. De delegatie is beperkt tot 5.500 euro en geldt niet voor het aangaan van dadingen, minnelijke schikkingen en schulderkenningen of voor het goedkeuren of betalen van uitgaven die daarmee verbonden zijn.
§ 4. De delegatie betreft de apparaatskredieten.
HOOFDSTUK 3. - Delegatie inzake Interne Organisatie en personeelsmanagement
Art.6. De teamhoofden van de afdeling Interne Ondersteuning hebben delegatie om de beslissingen te nemen in verband met de organisatie van de werkzaamheden en het goed functioneren van zijn/haar team, met inbegrip van het procesmanagement en het communicatiemanagement.
Art.7. Het waarnemend afdelingshoofd ondertekent alle uitgaande briefwisseling.
Art.8. De gemachtigde personeelsleden hebben delegatie om
1° het jaarlijkse vakantieverlof aan de personeelsleden van zijn/haar team toe te staan en toe te kennen;
2° dienstvrijstelling te verlenen voor bloed- en plasmagifte;
3° de regularisatieformulieren met betrekking tot de standaardwerktijdregeling te ondertekenen.
HOOFDSTUK 4. - Delegatie inzake overheidsopdrachten
Art.9. § 1. Alle vastleggingsdocumenten en gunningsbeslissingen worden ondertekend door het waarnemend afdelingshoofd. Dit met uitzondering van de vastleggingsdocumenten en gunningsbeslissingen voor de in artikel 3, § 2 vermelde teamhoofden en bevoegdheden.
Tot 5.500 euro voor werken, leveringen en diensten worden de teamhoofden vermeld in artikel 3, § 2 gemachtigd om de gunning gericht aan de aannemer of leverancier te ondertekenen.
§ 2. De gemachtigde personeelsleden staan bovendien in voor de eenvoudige uitvoering van de opdrachten voor de aanneming van leveringen of diensten die zij of hun hiërarchische meerderen hebben gegund. Onder eenvoudige uitvoering dient te worden verstaan het nemen van alle maatregelen en beslissingen die ertoe strekken het voorwerp van de opdracht te verwezenlijken, voor zover die binnen de perken van de aanneming blijven.
§ 3. Het teamhoofd van het team ICT & Facility heeft delegatie om informaticamateriaal te bestellen tot 500 EUR. De siteverantwoordelijke ICT mag informaticamateriaal bestellen tot 200 EUR.
HOOFDSTUK 5. - Gebruik van de delegaties en verantwoording
Art.10. De gemachtigde personeelsleden nemen de nodige zorgvuldigheid in acht bij het gebruik van de verleende delegaties.
Art.11. De gemachtigde personeelsleden zijn ten aanzien van het waarnemend afdelingshoofd verantwoordelijk voor het gebruik van de verleende delegaties.
Art.12. Over het gebruik van de verleende delegaties wordt maandelijks verantwoording afgelegd door middel van een rapport dat door de gemachtigde personeelsleden aan het waarnemend afdelingshoofd wordt voorgelegd. Het rapport bevat de nodige informatie over de bevoegdheden die met toepassing van de verleende delegaties in de betrokken periode werden uitgeoefend. Het waarnemend afdelingshoofd kan, buiten deze verplichte rapportering, op ieder ogenblik aan het teamhoofd verantwoording vragen betreffende het gebruik van de delegatie in een bepaalde aangelegenheid. Het periodieke rapport wordt opgemaakt op de wijze bepaald door het waarnemend afdelingshoofd.
Art.13. Het waarnemend afdelingshoofd heeft het recht om, bij zijn beslissing, de verleende delegaties tijdelijk, geheel of gedeeltelijk op te heffen. In voorkomend geval worden de beslissingen betreffende de aangelegenheden waarvoor de delegatie tijdelijk werd opgeheven, genomen door het waarnemend afdelingshoofd.
Art. 14. Dit besluit heeft uitwerking met ingang van 1 april 2012.
Brussel, 1 april 2012.
Het waarnemend afdelingshoofd van de afdeling Interne Ondersteuning,
C. VRANKEN