25 MAART 2009. - Ministerieel besluit houdende richtlijnen voor de mandatarissen
Art. 1-3
Artikel 1. De mandataris registreert in het kostenbeheerprogramma van de directie Buitenlandse Handel de ontvangsten- en uitgavenverrichtingen die verbonden zijn aan de voorschotten voor de post waarvoor hij bevoegd is.
Art.2. § 1. De driemaandelijkse staat van de boekhouding wordt bekomen uit het bovengenoemde beheerprogramma.
Elke boeking die vermeld is in de bovengenoemde driemaandelijkse staat van de boekhouding en geregistreerd is in het bovengenoemde kostenbeheerprogramma moet gestaafd zijn met een gedagtekend verantwoordingsstuk waarop een referentienummer is aangebracht.
§ 2. De driemaandelijkse staat van de boekhouding bevat de vermelding " De ondergetekende, ..., verklaart deze rekening, die een samenvatting is van de ontvangsten en uitgaven die hij (zij) heeft verricht tijdens zijn (haar) beheer, echt en nauwkeurig in al haar bestanddelen, op de straffen als naar recht " en is voorzien van de handtekening van de mandataris.
§ 3. Bij de driemaandelijkse staat van de boekhouding worden het origineel en twee kopieën gevoegd van de verantwoordingsstukken, evenals een kopie van de financiële journalen van de verrichtingen die werden uitgevoerd in het bovengenoemde kostenbeheerprogramma.
De verantwoordingsstukken van uitgaven zoals onder andere facturen, schuldvorderingen en ontvangstbewijzen van betaling worden door de mandataris voor goedkeuring geviseerd.
Indien bewaring van het origineel van een verantwoordingsstuk vereist is, wordt op de kopie die de mandataris overmaakt de vermelding " eensluidend afschrift " aangebracht, met opgave van de reden waarom het origineel bewaard wordt.
Zodra het niet langer vereist is het originele verantwoordingsstuk te bewaren, zendt de mandataris het naar de directie Buitenlandse Handel. Op het originele verantwoordingsstuk vermeldt de mandataris het refertenummer van de kopie die ermee overeenstemt evenals de desbetreffende driemaandelijkse staat van de betrokken boekhouding.
§ 4. Bij de driemaandelijkse staat van de boekhouding worden twee kopies van de bankuittreksels gevoegd voor de desbetreffende periode en het eerste bankuittreksel voor de volgende periode, in papiervorm of in digitale vorm, alsook van de desbetreffende bijlagen.
§ 5. De mandataris verzendt het origineel en drie kopieën van de driemaandelijkse staat van de boekhouding langs diplomatieke weg naar de directie Buitenlandse Handel, uiterlijk de laatste werkdag van de maand die volgt op een verstreken trimester.
Art. 3. De boekhoudjournaals die bekomen worden uit het voornoemde kostenbeheerprogramma worden geklasseerd per betalingswijze en per munt. De mandataris bewaart ze op een wijze die hun materiële continuïteit, hun regelmatigheid en de onomkeerbaarheid van de boekingen waarborgt.
Brussel, 25 maart 2009.
De Minister van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering belast met Financiën, Begroting, Openbaar Ambt en Externe Betrekkingen,
G. VANHENGEL