18 OKTOBER 2007. - [Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering met betrekking tot de interne controle, en inzonderheid de vakgebonden interne controle en de boekhoudkundige controle.] <Vervangen door ORD2022-12-23/17, art. 65, 003; Inwerkingtreding : 01-01-2023> (NOTA : Raadpleging van vroegere versies vanaf 09-11-2007 en tekstbijwerking tot 07-02-2023)
TITEL I. - Algemeenheden.
HOOFDSTUK I. - Algemene bepalingen.
Art. 1
HOOFDSTUK II. - Toepassingsgebied.
Art. 2
HOOFDSTUK III. - Methodologie.
Art. 3
TITEL II. - De vakgebonden interne controle.
Art. 4-8
TITEL III. - De boekhoudkundige controle.
Art. 9-11
TITEL IV.
Art. 12-16
TITEL I. - Algemeenheden.
HOOFDSTUK I. - Algemene bepalingen.
Artikel 1. Voor de toepassing van dit besluit, wordt verstaan onder :
1° ordonnantie : de organieke ordonnantie van 23 februari 2006 tot vaststelling van de bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle;
2° gewestelijke entiteit : gewestelijke entiteit bepaald in artikel 2, 2°, van de ordonnantie;
3° boekhoudkundige entiteiten : de diensten van de Regering en elke autonome bestuursinstelling, zoals bepaald in artikel 2, 3°, van de ordonnantie;
4° hoge directie : de Secretaris-generaal en de Adjunct-secretaris-generaal van het Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, evenals de titularissen van gelijkwaardige functies in de autonome bestuursinstellingen;
5° ambtenaar-generaal : de Secretaris-generaal, de Adjunct-secretaris-generaal en elke directeur-generaal van het Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, evenals de titularissen van gelijkwaardige functies in de autonome bestuursinstellingen;
6° verantwoordelijke van een administratieve eenheid : personeelslid dat, onafhankelijk van zijn graad of zijn statuut, de activiteiten beheert die verbonden zijn aan een administratieve eenheid, zoals bepaald in het organogram.
7° interne controle : de interne controle opgenomen in Hoofdstuk I van Titel V van de organieke ordonnantie van 23 februari 2006 tot vaststelling van de bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle;
8° Vakgebonden interne controle : de interne controle opgenomen in artikel 72 van de organieke ordonnantie van 23 februari 2006 tot vaststelling van de bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle.
HOOFDSTUK II. - Toepassingsgebied.
Art.2. Dit besluit is van toepassing op de gewestelijke entiteit.
HOOFDSTUK III. - Methodologie.
Art.3.§ 1. De interne controle, vastgelegd in Hoofdstuk I van Titel V van de ordonnantie bestaat uit een geheel van geschreven procedures en acties die betrekking hebben op alle activiteiten van de gewestelijke entiteit.
Die geschreven procedures en acties houden rekening met de volgende acht bestanddelen :
1° de interne omgeving, die er minstens in bestaat de wettelijke, reglementaire en verplichte voorschriften te bundelen, die gelden voor de gewestelijke entiteit en de human en materiële resources vast te leggen die nodig zijn voor de realisatie en de opvolging van de strategische doelstelling;
2° het bepalen van de doelstellingen, wat erin bestaat de strategische doelstelling(en) te vertalen in operationele doelstellingen, rapporterings- en conformiteitsdoelstellingen. De doelstellingen moeten begrijpbaar zijn en meetbaar. Bovendien moeten ze weergeven dat de gewestelijke entiteit rekening houdt met risico's;
3° de identificatie van de gebeurtenissen, die erin bestaat de risico's en de opportuniteiten die een invloed kunnen hebben op de realisatie van de doelstellingen te identificeren. De identificatie slaat op de mogelijke gebeurtenissen, intern en extern;
4° de risico-inschatting, die erin bestaat de belangrijkste inherente en residuele risico's die een invloed kunnen hebben op de realisatie van de doelstellingen in te schatten.
Onder inherent risico verstaan we het risico waaraan de gewestelijke entiteit is blootgesteld bij afwezigheid van corrigerende maatregelen door het management om de waarschijnlijkheid waarmee het risico zich kan voordoen of de gevolgen ervan te wijzigen.
Onder residueel risico verstaan we het risico waaraan de gewestelijke entiteit blijft blootgesteld na het in rekening brengen van de door het management uitgewerkte oplossingen.
De inschatting gebeurt in termen van waarschijnlijkheid en impact.
Het risico-inschattingsproces is een wederkerend proces;
5° de risicoaanpak kan erin bestaan het beschouwde risico te vermijden, te verkleinen, te delen of te aanvaarden en heeft als doel het residuele risiconiveau terug te brengen tot onder de risicotolerantiedrempel die de gewestelijke entiteit heeft gekozen.
Het risicoaanpakproces is een wederkerend proces;
6° De controleactiviteiten, die erin bestaan de zekerheid te bekomen dat de risicoaanpak daadwerkelijk werd ingevoerd;
7° de informatie en communicatie;
8° de sturing.
§ 2. [2 Elk jaar maakt de verantwoordelijke voor de vakgebonden interne controle, voor de controle van de vastleggingen en de vereffeningen en voor de boekhoudkundige controle, een rapport op betreffende de werking van de controle waarvoor hij verantwoordelijk is.]2
De hoge directie ontvangt elk jaar van de verantwoordelijken van de administratieve eenheden, de rapporten over de vakgebonden interne controle waarvoor ze verantwoordelijk zijn en stelt een syntheserapport op.
Deze rapporten omvatten minstens een beschrijving van de objectieve elementen die in het kader van de acht componenten bedoeld in § 1 werden ingevoerd, en van hun weerslag op de doelstellingen die bepaald werden voor elke controle bedoeld wordt in de voorafgaande alinea's.
Deze rapporten worden aan de Regering, aan de hoge directie en aan het auditcomité overgemaakt.
----------
(1)<ORD 2022-07-06/16, art. 30, 002; Inwerkingtreding : 01-07-2022>
(2)<ORD 2022-12-23/17, art. 65, 003; Inwerkingtreding : 01-01-2023>
TITEL II. - De vakgebonden interne controle.
Art.4. De invoering van de vakgebonden interne controle, waarvan de doelstellingen worden bepaald in artikel 72, 2e lid, van de ordonnantie, behoort tot de bevoegdheid van de hoge directie. Deze controle wordt uitgevoerd door alle ambtenaren van de gewestelijke entiteit.
Art.5. § 1. Voor wat de interne omgeving betreft, legt de hoge directie minstens de transversale procedures vast om :
1° de human resources te identificeren en te bepalen die nodig zijn voor de realisatie en de opvolging van de door de Regering bepaalde strategische doelstellingen waarbij de functies van eenieder en de ermee overeenstemmende noodzakelijke kwalificatie wordt beschreven;
2° de materiële middelen te identificeren en te bepalen die nodig zijn voor de realisatie en de opvolging van de door de Regering bepaalde strategische doelstellingen;
3° de ambtenaren te identificeren die meewerken aan de realisatie van de door de Regering bepaalde strategische doelstellingen;
4° de bundel van de wettelijke, reglementaire en verplichte bepalingen op te stellen die van toepassing zijn op de gewestelijke entiteit.
§ 2. Ze voert de mechanismen in om de door de Regering bepaalde strategische doelstellingen om te zetten in operationele doelstellingen, rapporterings- en conformiteitsdoelstellingen.
§ 3. Voor wat de identificatie van de gebeurtenissen betreft, voert de hoge directie de mechanismen in om de mogelijke interne en externe gebeurtenissen te identificeren die de realisatie van de door de Regering bepaalde strategische doelstellingen kunnen beïnvloeden en om te bepalen of deze een opportuniteit of een risico uitmaken.
§ 4. Voor wat de risico-inschatting betreft voert de hoge directie :
1° de mechanismen in om de belangrijkste inherente en residuele risico's te analyseren en die de realisatie van de doelstellingen kunnen beïnvloeden;
2° de mechanismen in om de risico's op nalatigheid, fouten en op interne of externe fraude in te schatten.
§ 5. Voor wat de risicoaanpak betreft, legt de hoge directie :
1° de aanpak vast die kan worden toegepast op elk van de risico's bedoeld in § 4;
2° analyseert ze de kostprijs van de beoogde aanpak ten overstaan van de winsten die ervan verwacht worden;
3° beslist ze op basis van de voornoemde analyse over de aanpak die zal worden toegepast.
De hoge directie stelt minstens het handboek op van geschreven transversale procedures en garandeert de verspreiding ervan in de administratieve eenheden.
§ 6. Voor wat de controleactiviteiten betreft, stelt de hoge directie methodes en transversale procedures op die zekerheid kunnen bieden dat de risicoaanpakmaatregelen wel degelijk werden ingesteld.
In dat kader, voert ze minstens de controleactiviteiten in met de bedoeling :
1° zich ervan te vergewissen dat de bundel van de wettelijke, reglementaire en verplichte bepalingen die van toepassing zijn op de gewestelijke entiteit en het handboek van geschreven transversale procedures in de praktijk worden gevolgd en bijgewerkt;
2° de uit te voeren transversale controles op te stellen;
3° de mechanismen op te stellen om de nieuwe, onvoorziene problemen te identificeren en op te lossen, en indien nodig de bundel van wettelijke en reglementaire bepalingen en/of het handboek van geschreven transversale procedures aan te passen;
4° de informaticasystemen te standaardiseren;
5° zich te verzekeren van de optimale werking van de interne audit;
6° de risico's op nalatigheid, op fouten en interne of externe fraude te minimaliseren.
§ 7. Voor wat de informatie en communicatie betreft, werkt de hoge directie minstens de procedures uit om :
1° de nuttige informatie te identificeren, te bundelen en mee te delen aan de betrokken ambtenaren;
2° de informatiesystemen te ontwikkelen en aan te passen die moeten voldoen aan de eisen van betrouwbaarheid, beschikbaarheid en relevantie van de informatie;
3° zich ervan te verzekeren dat de bewaarplicht inzake informatie, gegevens en informaticaprogramma's wordt gerespecteerd.
§ 8. Voor wat de sturing betreft, werkt de hoge directie minstens de transversale procedures uit om :
1° het bestaan en de werking na te gaan van de bestanddelen van de risicoaanpak;
2° de protocollen op te stellen voor de communicatie van tekortkomingen van het mechanisme om na te gaan welke informatie nodig is op een bepaald hiërarchisch niveau opdat het nemen van beslissingen doeltreffend zou zijn;
3° de protocollen op te stellen betreffende de vragen tot aanpassing van de transversale procedures.
Art.6. § 1. Niettegenstaande artikel 9 van het Regeringsbesluit van 19 oktober 2006 betreffende de financiële actoren, zijn de ambtenaren-generaal verantwoordelijk voor de interne controle van de operaties die in hun administratieve eenheid zijn ontstaan.
Ze zien erop toe over specifieke schriftelijke procedures te beschikken die gericht zijn op de transversale procedures.
Zij definiëren de rol en de verantwoordelijkheden van elk van hun ambtenaren en de grenzen van hun bevoegdheid.
§ 2. Onafhankelijk van de procedures gericht op uitoefening van de boekhoudkundige controle, bepaald in Titel III van dit besluit, werkt de gewestelijke boekhouder de specifieke geschreven procedures uit over de specifieke taken die hem zijn toevertrouwd door de ordonnantie of de daarmee verbonden uitvoeringsbesluiten.
Art.7. De specifieke uitgeschreven procedures worden voorgelegd aan de hoge directie die de risico-inschatting goedkeurt ten overstaan van de vooraf vastgelegde verschillende soorten doelstellingen alsook de aanpak die wordt overwogen om de opgespoorde risico's te beheersen en de realisatie van de doelstellingen te waarborgen.
Art.8. De specifieke uitgeschreven procedures worden permanent geëvalueerd door de ambtenaren-generaal.
TITEL III. - De boekhoudkundige controle.
Art.9. De geschreven procedures bedoeld in artikel 76 van de ordonnantie berusten inzonderheid op de boekhoudkundige processen zoals het financieel en boekhoudkundig beheer, het beheer van de begrotingsboekhouding, het beheer van de investeringen, het stockbeheer, het beheer van de thesaurie, het schuldbeheer, het beheer van de analytische boekhouding, het projectbeheer.
Ze respecteren de scheiding van de functies en beschrijven de taken die moeten worden uitgevoerd alsook de actoren die belast zijn met de uitvoering ervan.
Art.10. § 1. Voor wat de interne omgeving betreft, werkt de gewestelijke boekhouder minstens de procedures uit om :
1° de human resources te identificeren en te bepalen die nodig zijn voor de realisatie en de opvolging van de strategische doelstelling die hem is toegewezen door artikel 76 van de ordonnantie, door exact de functies te omschrijven van elkeen en de ermee overeenstemmende noodzakelijke kwalificatie;
2° de materiële middelen te identificeren en te bepalen die nodig zijn voor de realisatie en de opvolging van de strategische doelstelling die hem is toegewezen door artikel 76 van de ordonnantie;
3° de ambtenaren te identificeren, overeenkomstig de principes van de ordonnantie en inzonderheid het principe van de scheiding van de functies, die onder zijn hiërarchische verantwoordelijkheid staan en bijdragen tot de realisatie van de strategische doelstelling die hem door artikel 76 van de ordonnantie werd toegewezen en het organogram van de dienst vast te leggen dat eruit voortvloeit;
4° de door de ambtenaren-generaal toegekende autorisaties van toegang tot het boekhoudkundig systeem te valideren en hun parametrisering te beheren, overeenkomstig de principes van de ordonnantie en inzonderheid dat van de scheiding van de functies;
5° de bundel op te stellen van de boekhoudkundige principes en regels die voortvloeien uit de wettelijke en reglementaire bepalingen die van toepassing zijn op de gewestelijke entiteit, bundel die de boekhoudkundige afhandeling preciseert van de belangrijkste operaties.
§ 2. Voor wat de bepaling van de doelstellingen betreft, vertaalt de gewestelijke boekhouder zijn strategische doelstelling in operationele doelstellingen, rapporterings- en conformiteitsdoelstellingen.
§ 3. Voor wat de identificatie van de gebeurtenissen betreft, voert de gewestelijke boekhouder de mechanismen in om de mogelijke interne en externe gebeurtenissen te identificeren die een invloed kunnen hebben op de uitvoering van de doelstellingen en om te bepalen of ze een opportuniteit of een risico uitmaken.
§ 4. Voor wat de risico-inschatting betreft, voert de gewestelijke boekhouder :
1° de mechanismen in om de belangrijkste inherente en residuele risico's in te schatten die een invloed kunnen hebben op de uitvoering van de doelstellingen;
2° de mechanismen in om de risico's op nalatigheid, op fouten en op interne of externe fraude in te schatten.
§ 5. Voor wat de risicoaanpak betreft, verricht de gewestelijke boekhouder het volgende :
1° hij legt de aanpak vast die kan worden toegepast op elk van de risico's bedoeld in § 4;
2° hij analyseert de kosten van de beoogde aanpak ten overstaan van de winsten die ervan worden verwacht;
3° hij beslist ten overstaan van voormelde analyse, de aanpak die zal worden toegepast.
Uit dat proces volgt dat de gewestelijke boekhouder, minstens het handboek van boekhoudkundige procedures opstelt met de beschrijving van de verdeling van de verantwoordelijkheden van uitvoering of van controle ten overstaan van de boekhoudkundige taken alsook van de tijdschema's die moeten worden gerespecteerd.
Hij maakt ook het handboek op van consolidatie van de rekeningen op het vlak van de gewestelijke entiteit en garandeert de verspreiding ervan in de onderdelen van de gewestelijke entiteit.
§ 6. Voor wat de controleactiviteiten betreft, legt de gewestelijke boekhouder de methodes en procedures vast waarmee kan worden gegarandeerd dat de risicoaanpak wel degelijk werd geïnstalleerd.
In dat kader stelt hij minstens de controleactiviteiten op met de bedoeling :
1° er zich van te vergewissen dat de bundel van boekhoudkundige principes en regels, het handboek van boekhoudkundige procedures en het handboek van consolidatie van de rekeningen in de praktijk worden gevolgd en bijgewerkt;
2° mechanismen uit te werken om de nieuwe niet voorziene boekhoudkundige problemen te identificeren en op te lossen, en eventueel het handboek van boekhoudkundige procedures en/of het handboek van consolidatie van de rekeningen aan te passen;
3° er zich van te vergewissen dat de autorisaties tot toegang tot het boekhoudkundig systeem en hun parametrisering correct zijn;
4° de risico's op nalatigheid, op fouten en op interne of externe fraude te minimaliseren.
§ 7. Voor wat de informatie en communicatie betreft, legt de gewestelijke boekhouder minstens de procedures vast om :
1° de nuttige informatie te identificeren, te bundelen en mee te delen aan de betrokken ambtenaren in de boekhoudkundige entiteit;
2° de informatiesystemen te ontwikkelen en aan te passen die moeten voldoen aan de eisen van betrouwbaarheid, van beschikbaarheid en relevantie van de boekhoudkundige en financiële informatie;
3° zich ervan te verzekeren dat de bewaarplicht inzake informatie, gegevens en informaticaprogramma's,die rechtstreeks of onrechtstreeks bijdragen tot het opstellen van boekhoudkundige en financiële staten, wordt gerespecteerd.
§ 8. Voor wat de sturing betreft, legt de gewestelijke boekhouder minstens de procedures vast om :
1° het bestaan en de werking na te gaan van de bestanddelen van de risicoaanpak;
2° de protocollen op te stellen voor de communicatie van de tekortkomingen van het mechanisme om na te gaan welke informatie nodig is op een bepaald hiërarchisch niveau opdat het nemen van beslissingen doeltreffend zou zijn;
3° de protocollen op te stellen betreffende de vragen tot aanpassing van de procedures.
Art.11. Voor de mutatis mutandis toepassing van artikel 6, § 2,en van Titel III van dit besluit op de autonome bestuursinstellingen, moet de gewestelijke boekhouder verstaan worden als de boekhouder bedoeld in artikel 89, lid 1, 3° of als boekhouder bedoeld in artikel 89, lid 2 van de ordonnantie.
TITEL IV.
Art.12.
<Opgeheven bij ORD 2022-12-23/17, art. 65, 003; Inwerkingtreding : 01-01-2023>
Art.13.
<Opgeheven bij ORD 2022-12-23/17, art. 65, 003; Inwerkingtreding : 01-01-2023>
Art.14.
<Opgeheven bij ORD 2022-12-23/17, art. 65, 003; Inwerkingtreding : 01-01-2023>
Art.15.
<Opgeheven bij ORD 2022-12-23/17, art. 65, 003; Inwerkingtreding : 01-01-2023>
Art. 16.
<Opgeheven bij ORD 2022-12-23/17, art. 65, 003; Inwerkingtreding : 01-01-2023>