11 SEPTEMBER 1991. - Besluit van de Vlaamse Executieve betreffende de werking, de begroting, de controle en de goedkeuring van de boekhouding van het eigen vermogen van het Instituut voor Bosbouw en Wildbeheer. (NOTA : opgeheven met ingang op een onbepaalde datum bij <BVR2008-03-07/41, art. 416, 8°, ; Inwerkingtreding : onbepaald >)
HOOFDSTUK I. - Algemene bepalingen.
Art. 1-6
HOOFDSTUK II. - Begroting.
Art. 7-9
HOOFDSTUK III. - De comptabiliteit.
Afdeling 1. - De Rekenplichtige.
Art. 10-11
Afdeling 2. - De comptabiliteitsverrichtingen.
Art. 12-16
Afdeling 3. - Boekhouding.
Art. 17-22
Afdeling 4. - Verslag, controle en goedkeuring der boekhouding.
Art. 23-30
HOOFDSTUK I. - Algemene bepalingen.
Artikel 1. De zetel van de Beheerscommissie van Het Eigen Vermogen IBW is gevestigd te Geraardsbergen in het Instituut voor Bosbouw en Wildbeheer.
Art.2. § 1. De Beheerscommissie verricht alle handelingen van het vermogen.
§ 2. Voor de aankoop of de vervreemding van onroerende goederen is een machtiging van de Gemeenschapsminister bevoegd inzake bossen noodzakelijk.
§ 3. Voor de aanwerving van personeel voor een periode van meer dan 1 jaar is de machtiging van de Gemeenschapsminister bevoegd inzake bossen vereist.
§ 4. De wet van 14 juli 1976 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten is van toepassing. De bevoegdheden aan de Gemeenschapsminister toegekend, worden uitgeoefend door de Beheerscommissie.
§ 5. Het vastbenoemd wetenschappelijk personeel van het Instituut voor Bosbouw en Wildbeheer kan niet genieten van de middelen van de rechtspersoon voor uitbetaling van bezoldigingen of vergoedingen.
Art.3. De Voorzitter van de Beheerscommissie vertegenwoordigt Het Eigen Vermogen IBW bij de transacties.
Art.4. De Beheerscommissie stelt een rekenplichtige aan die wordt belast met de verrichtingen inzake ontvangsten en uitgaven.
Art.5. De voorzitter kan bevoegde personen uitnodigen om met raadgevende stem aan de bespreking van een punt van de agenda van een vergadering van de Beheerscommissie deel te nemen.
Art.6. Op voorstel van de Beheerscommissie keurt de Gemeenschapsminister bevoegd inzake bossen een reglement van inwendige orde goed.
HOOFDSTUK II. - Begroting.
Art.7. Voor 31 oktober dient de Beheerscommissie een begrotingsvoorstel in voor de uitgaven voorzien in het volgende dienstjaar dat op 1 januari aanvangt, bij de Gemeenschapsminister bevoegd inzake bossen.
Art.8. De begroting omvat de raming van alle activa en passiva waarvan de vaststelling in de loop van het dienstjaar kan worden voorzien, welke ook de aanzuivering der rechten moge zijn. Zij behoren tot het begrotigsjaar waarin zij juridisch ontstonden.
De wijzigingen van de fondsen van derden waarvan de rechtspersoon beheerder of depositaris is, worden afzonderlijk vermeld. Het saldo tussen uitgaven en ontvangsten mag niet negatief zijn.
Art.9. Een goedgekeurd exemplaar van de begroting wordt voor 1 januari teruggestuurd naar de Beheerscommissie. Indien de goedkeuring niet voor 1 januari werd overgemaakt mogen de kredieten voorlopig gebruikt worden zoals voorgesteld. Voor overdracht en overschrijvingen tussen de verschillende rubrieken is de voorafgaande machtiging van de Gemeenschapsminister bevoegd inzake bossen, vereist.
HOOFDSTUK III. - De comptabiliteit.
Afdeling 1. - De Rekenplichtige.
Art.10. De Rekenplichtige is belast met het innen van de rechten en met de uitbetaling der uitgaven van de rechtspersoon belast.
Hij wordt onder de personeelsleden van het Instituut voor Bosbouw en Wildbeheer aangeduid door de Directeur van het Instituut.
Hij is verantwoordelijk voor de bewaring en de behandeling van de geldmiddelen en waarden en is, tenzij de commissie er anders over beslist, tevens aangesteld voor de bewaring der produkten, het materieel en alle andere goederen die deel uitmaken van het vermogen.
Hij is ontheven van de verplichting een borgtocht te stellen.
Art.11. De Rekenplichtige oefent zijn functie uit onder toezicht van de Voorzitter van de Commissie. zonder machtiging van de Voorzitter mag hij geen uitgaven verrichten.
Afdeling 2. - De comptabiliteitsverrichtingen.
Art.12. Alle comptabiliteitsverrichtingen, ook de interne verrichtingen en de inschrijvingen in de bijboeken dienen gestaafd door bewijsstukken die vermelden : de som, het angewezen begrotingsartikel, het voorwerp van de bewerking en een verwijzing naar de inschrijving in de bijboeken.
Voor de aankopen van vermogingswaarden wordt een inventarisnummer vermeld en voor produkten bestemd voor voortverkoop wordt naar het magazijnnummer verwezen.
Andere documenten worden ter goedkeuring aan de Voorzitter voorgelegd.
Art.13. De geringe dagelijkse uitgaven en de bezoldigingen mogen in speciën betaald worden. Te dien einde kan aan de Rekenplichtige een kasvoorschot worden toegestaan, mits goedkeuring van de Voorzitter. Dit voorschot kan vernieuwd worden op vertoon van gekwiteerde verantwoordingsstukken die bij de uitgave aangerekend worden.
Art.14. De rechten worden voor ontvangsten in kontanten geregistreerd op het ogenblik van hun inschrijving op het krediet van een rekening bij de n.v. Gemeentekrediet van België. Voor de andere opbrengsten gebeurt dit op het ogenblik dat de Rekenplichtige de facturen aan de schuldenaars van de rechtspersoon zendt.
Art.15. De uitgaven voor werken, leveringen en diensten worden betaald op voorlegging door de rechthebbende van nota's, opgaven facturen of eventueel kwijtingen op voorwaarde dat de rechten van de ontvangende partij uit een ander document blijken.
Art.16. De boekhoudingsstukken worden in bundels geklasseerd naar volgorde van inschrijving in de respectieve dagboeken.
Voor de leveringen en prestaties worden eventueel afschrift van de contracten, de bestelbons, de processen-verbaal van aanbesteding en van ontvangst aan de facturen gehecht. Bij gebrek aan proces-verbaal moet de factuur voor ontvangst worden getekend.
Afdeling 3. - Boekhouding.
Art.17. De betaling van de uitgaven en de inning van de opbrengsten gebeuren door tussenkomst van de in artikel 14 vernoemde Financiële Instelling.
De betaalformulieren worden door de Voorzitter of zijn afgevaardigde en de Rekenplichtige ondertekend.
Art.18. De boekhouding bestaat uit :
a) een dagboek van de door derden verworven rechten (aankopen),
b) een dagboek van de door de rechtspersoon verworven rechten (verkopingen),
c) een dagboek der diverse verrichtingen en overschrijvingen.
2° een hoofdregister waarin alle verrichtingen worden te boek gesteld volgens de regels der dubbele boekhouding. De inschrijvingen verwijzen naar de overeenkomstige posten van de dagboeken.
3° een inventarisboek.
4° een magazijnboek.
Art.19. Het hoofdregister omvat al de bewerkingen nodig voor het opstellen van een balans en van de kastoestand.
Er is een stand van zaken voor elke rubriek van de begroting, op elk ogenblik zal het nog beschikbare krediet kunnen vastgesteld worden.
Art.20. De aangekochte duurzame goederen worden in het inventarisboek ingeschreven. Het inschrijvingsnummer is samengesteld uit :
1° de twee laatste cijfers van het jaartal;
2° een doorlopende nummering.
Het nummer wordt vermeld in de aftekening voor ontvangst in artikel 16 voorgeschreven.
Bij het afsluiten van het boekjaar wordt in een opgave van de inventaris de waarde vermeld die aan de ingeschreven goederen wordt toegekend.
De duurzame goederen die tijdens het boekjaar zijn vervreemd of buiten gebruik werden gesteld worden vermeld met de eventuele waarde die zij hebben opgebracht.
Art.21. In het magazijnboek worden de in en uitgaande produkten per categorie opgetekend met verwijzing naar de facturen.
Eventuele verliezen worden vermeld zodat er overeenkomst bestaat tussen de stock en het saldo van de hoeveelheden in het magazijnboek vermeld.
Art.22. Alle boekingen moeten dag op dag geschieden zonder opengelaten vakken noch ruimtes.
Er mogen geen rectificaties door afkrabben of overheenschrijving verricht worden.
De te verbeteren inschrijvingen moeten derwijze geschrapt worden dat ze nog leesbaar blijven.
De correcties worden gewaarmerkt met de paraaf van het personeelslid die ze gemaakt heeft.
Afdeling 4. - Verslag, controle en goedkeuring der boekhouding.
Art.23. Elk jaar op 31 december, worden de inboekingen opgemaakt, de kas wordt nagezien en de inventaris gesloten. De beschikbare middelen alsook de nog te innen rechten en de uitgaven die nog niet werden vereffend, worden bij de inboeking op het volgend dienstjaar overgebracht.
Art.24. De Rekenplichtige legt vervolgens verantwoording van zijn rekening af aan het Rekenhof overeenkomstig de vorm en de formaliteiten die gelden voor de rekenplichtige ambtenaar. Zij worden door het Bosbeheer voorgelegd aan de Gemeenschapsminister bevoegd inzake bossen.
Het verantwoordingsdossier omvat :
1° een proces-verbaal met de kastoestand bij het sluiten van de boekingen;
2° omstandige overzichten die overeenkomstig de rubrieken van de begroting opgave doen van :
a) de rechten vastgesteld tijdens het dienstjaar of overgedragen van de vorige dienstjaren ten bate van de rechtspersoon;
b) de ontvangsten en uitgaven uitgevoerd ter aanzuivering van deze rechten;
3° een opgave van de wijzigingen in de inventaris. De overzichten worden gestaafd met authentieke verantwoordingsstukken of met eensluidend verklaarde afschriften ervan.
Art.25. De inboekingen worden eveneens afgesloten maar de verrichtingen blijven ingeschreven zodat bij de sluiting van het dienstjaar de ontvangsten en de uitgaven het gezamenlijk bedrag van de inschrijvingen van het dienstjaar aangeven :
1° wanneer voorlopige of periodische staten in de loop van het jaar moeten opgemaakt worden;
2° wanneer de rekenplichtige zijn functies definitief neerlegt;
3° in geval een tekort ontstaat of ontdekt wordt.
Art.26. In de gevallen vermeld in artikel 25, 2° en 3° zal een verantwoording aan het Rekenhof verschaft worden door de Rekenplichtige of zijn rechtverkrijgende en, bij ontstentenis, ambtshalve door een ambtenaar die daartoe door de Gemeenschapsminister bevoegd inzake bossen wordt aangeduid. Indien de rekening en verantwoording een tekort aanwijst zal er bovendien een verslag worden toegevoegd dat de omstandigheden te kennen geeft waarin het tekort zich heeft voorgedaan.
Art.27. Ter gelegenheid van de overname van het beheer, verklaart de opvolger in de rekening, in de inventaris en in het proces-verbaal van de stand der kas dat hij de in deze bescheiden vermelde activa overneemt; hij geeft een exemplaar ervan aan zijn voorganger of aan zijn rechtverkrijgende.
Art.28. Onverminderd de bevoegdheden van de Inspectie van Financiën zal de ambtenaar van de diensten van de Vlaamse Executieve belast met de comptabiliteitsinspectie minstens eenmaal per jaar de boekhouding van de rechtspersoon nakijken. Bij de uitoefening van zijn functie bezit hij daartoe alle bevoegdheid van onderzoek, hij mag zich alle stavings- en bewijsstukken doen voorleggen. Hij vergewist zich van de toestand van de bewaarde goederen. Hij mag zich nochtans niet met het beheer inlaten.
Art.29. De ambtenaar vermeld in artikel 26 die dit toezicht uitoefent stuurt telkenmale een afschrift van zijn verslag aan de Gemeenschapsminister bevoegd inzake bossen, aan de Voorzitter van de Commissie en aan de Rekenplichtige van de rechtspersoon.
De rekeningen en de verantwoordingsstukken worden door zijn tussenkomst aan de Gemeenschapsminister bevoegd inzake bossen, voorgelegd.
Art. 30. De Gemeenschapsminister van Leefmilieu, Natuurbehoud en Landinrichting is belast met de uitvoering van dit besluit.
Brussel, 11 september 1991.
De Voorzitter van de Vlaamse Executieve,
G. GEENS
De Gemeenschapsminister van Leefmilieu, Natuurbehoud en Landinrichting,
T. KELCHTERMANS